Como organizar uma reunião

Agosto 2017
As reuniões são a forma de um grupo de pessoas compartilhar o mesmo nível de conhecimento sobre um assunto ou problema, para tomar decisões em conjunto. Além disso, decisões tomadas em grupo, com os representantes das diferentes entidades interessadas, serão mais facilmente aceitas por todos. No entanto, as reuniões podem demandar muito tempo e, por isso, devem ser o mais curtas possível e efetuadas com foco na eficácia, para resultarem em ações concretas.


Como preparar uma reunião produtiva

A condução de uma reunião se refere ao conjunto de ações que devem ser tomadas para organizar e efetuar uma reunião em boas condições e permitir o acompanhamento de seus resultados. Neste artigo veremos o conjunto de recomendações para ajudá-lo a organizar suas reuniões. Não se tratam, de forma alguma, de normas obrigatórias.

Como organizar a reunião: o planejamento

Vários elementos entram em jogo:

Por que a reunião

Antes de mais nada, o objetivo da reunião deve ser pensado com maturidade para evitar reuniões sem sentido. Qual é o objetivo da reunião? Uma reunião telefônica pode ser suficiente? Uma videoconferência ou reunião via Internet bastaria?

Quem deve participar da reunião

Deve-se levar em conta o número e qualidade dos participantes. O ideal é reunir um número restrito de participantes, para evitar a queda de eficácia da reunião. Também é preciso harmonizar o perfil dos participantes, principalmente no que se refere ao nível técnico e político. A reunião também não deve durar mais de duas horas e cada assunto deve ter um tempo de discussão pré-definido para que todos os temas sejam discutidos na mesma reunião.

Como determinar a data e reservar a sala

Dependendo do número de participantes, é necessário encontrar uma sala de reunião na data em que os mesmos estão disponíveis. Na medida do possível, os períodos de férias/feriados escolares devem ser evitados. A data da reunião deve ser agendada com, no mínimo, 15 dias de antecedência, para que possam ser enviados os convites e convocações aos participantes em prazos razoáveis.

A sala deverá ser escolhida, principalmente, em função da capacidade, tamanho e formato (dependendo do tipo de apresentação a ser realizada), da necessidade de acesso à Internet e de computadores e meios audiovisuais.

Como prevenir os participantes

Será preciso distribuir a ordem do dia para todos os participantes, precisando hora e local da reunião. Se for o caso, envie um plano de acesso que mostre as principais infraestruturas de transporte (metrô, paradas de ônibus, estações ferroviárias) próximas ao lugar da reunião.

Sempre que possível, e para otimizar a eficiência das trocas, você pode preparar um documento introdutório, a ser enviado antes da reunião e que deve especificar o contexto, incluindo algumas questões-chave. Desta forma, os participantes podem se preparar melhor para a reunião.

Em linhas gerais, convocações, dependendo da empresa ou organização, são enviadas para as pessoas envolvidas diretamente na reunião enquanto convites são direcionados aos participantes que não fazem parte do quadro da empresa ou não estão diretamente implicados no projeto a ser discutido.

Durante a reunião

O que é uma mesa-redonda

Uma mesa-redonda faz com que cada um se apresente rapidamente, permitindo assim que os novos ou as personalidades externas conheçam a função de cada interventor. É altamente recomendado solicitar aos participantes que façam um esforço especial ao descrever suas atividades e, em particular, que evitem o uso de siglas.

Como designar um secretário

É desejável designar um participante para a redação da ata. Em caso de uma série de reuniões, cada participante deverá ser secretário por turno.

Por que estabelecer uma folha de presença

Para as reuniões que envolvam pessoas com uma tarefa determinada, será necessário fazer circular uma folha de presença para permitir aos serviços financeiros validar as despesas da viagem.

Sumário das decisões precedentes

Se se tratar de uma série de reuniões, as decisões tomadas em encontros anteriores podem ser revistas para refrescar a memória dos participantes ou para acompanhar o progresso de sua implementação.

Resumo da agenda: organizar a pauta

Antes de entrar no tema principal, pode ser útil recapitular rapidamente a ordem do dia, o tempo fixado para cada assunto e os interventores. De preferência, os pontos importantes da agenda deverão ser abordados no início da reunião, quando a concentração é máxima, e para não correr o risco de tratá-lo superficialmente no final da reunião.

Como deixar os participantes à vontade

A fim de deixar os participantes à vontade, um café ou garrafas de água podem ser distribuídas aos participantes no início da reunião. Além disso, uma sala de bom tamanho e com temperatura adaptada poderá tornar a reunião mais eficaz.

Como elaborar uma lista de decisões: o relatório

Uma lista de decisões, estabelecida em conjunto por todos participantes, permite destacar as decisões essenciais tomadas durante as discussões. A lista de decisões não deve ser somente passiva: um responsável deverá ser designado para a implementação de cada uma das ações, com uma data prevista.

Determinar a data da próxima reunião

No caso de várias reuniões, seria oportuno aproveitar a presença dos participantes para determinar uma data para as próximas reuniões.

Depois da reunião

Como redigir a ata

Recomenda-se redigir a ata enquanto ela ainda estiver fresca em sua mente, imediatamente após a reunião, porque as notas tomadas durante a reunião recorrem à memória a curto prazo.

Na ata, deve constar o tema da reunião, a data, os participantes (e ausentes), a ordem do dia, o resumo de cada ponto da agenda e a lista de decisões. Na falta de uma ata de reunião, será indispensável criar uma simples lista de decisão.

A ata da reunião tem vários objetivos, como publicar decisões, formalizar o trabalho realizado para permitir que os ausentes saibam o que se passou, do inicio ao fim, e capitalizar a informação para a memória.

Difusão da ata

Para validá-la, a ata deve ser distribuída para todos os participantes. Se, depois de aproximadamente uma semana, alguém propor correções, a ata final deverá ser reenviada a todos os participantes.

Veja também


Conducting a meeting
Conducting a meeting
Cómo organizar una reunión
Cómo organizar una reunión
Conduite de réunion
Conduite de réunion
Condotta di riunione
Condotta di riunione
Última modificação: 3 de julho de 2017 às 13:59 por Pedro.CCM.
Este documento, intitulado 'Como organizar uma reunião', está disponível sob a licença Creative Commons. Você pode copiar e/ou modificar o conteúdo desta página com base nas condições estipuladas pela licença. Não se esqueça de creditar o CCM (br.ccm.net) ao utilizar este artigo.