Reduzir os custos de impressão na empresa

Agosto 2017


Os custos de impressão são de 1 a 3 % das vendas anuais das empresas, de acordo com o IDC. Um setor importante de despesas a que ainda pode ser corrigido, através da combinação de uma abordagem global para reduzir custos e da mudança de hábitos de trabalho. Veja aqui algumas maneiras de mudar seu processo de impressão, e incentivar a adoção de bons hábitos.


Atualizar seus processos de impressão

Auditar as suas necessidades

  • Fazer um inventário do número de impressoras, determinar o tipo de impressão feita, o volume de páginas impressas por mês e o custo de consumíveis (ex: papel, toners de impressão).
  • Avaliar as necessidades dos utilizadores: incluindo a eventual utilização de funções auxiliares (cópia, digitalização, fax, etc ...).
  • Investigar a substituição de certos processos envolvendo impressão por digitalização de documentos (ex: arquivamento).
  • Considerar a centralização das impressões em sistemas multifuncionais, ou a terceirização das mesmas por um provedor especializado (para impressões específicas).

Esta fase da análise pode atualizar problemas ligados aos processos de impressão (seleção do material inadequado, redundância, maus hábitos dos funcionários).

Diminuir o número de impressoras e progredir para uma multifunção


O uso de impressoras individuais geralmente resulta em vários problemas:
  • Custos adicionais (ex: tinta, desempenho bastante fraco, custos de reparação importantes)
  • Risco de heterogeneidade do parque (configurações diferentes)
  • Congestionamento dos locais

Uma auditoria prévia pode atualizar a necessidade de evoluir para impressoras multifuncionais (veja acima).
Isso exige o treinamento de funcionários (conhecimento técnico de máquinas multifuncionais, aceitação da mudança de hábitos de trabalho).

Custos dos consumíveis de uma multifunção


Além de vários critérios técnicos a serem verificados antes de escolher uma impressora multifuncional, é importante levar em conta o custo dos consumíveis (e a frequência de recarga de cartuchos/toners), além do preço de compra da unidade.
Portanto, é importante verificar:
  • A capacidade de impressão dos cartuchos
  • A presença de depósitos de tinta separados

Lembrete: As impressoras a laser são mais econômicas do que as impressoras do jato de tinta (embora sejam mais caras na compra).

Bons hábitos

Incentivar a impressão frente e verso


De acordo com um estudo realizado pela Gartner, a seleção do modo frente-verso pode reduzir de 30%o consumo de papel nas empresas. Este recurso é suportado pelas impressoras multifuncionais.

Dar preferência à "Impressão múltipla"


Este recurso oferecido em alguns modelos de impressoras pode reduzir o tamanho das páginas a serem impressas, e colocá-las em uma única folha, em um formato menor (= o equivalente a quatro páginas reduzidas em uma folha só). É particularmente adequado para ter-se uma "prévisualização" do documento que está sendo finalizado, sem precisar imprimí-lo na íntegra.

Visualizar o documento antes da impressão


Disponível em aplicações buróticas comuns, com esse recurso você pode ver, rapidamente, se o documento (ou a página web) inclui áreas imprimíveis inúteis ou consumindo muita tinta (imagens, cores, anexos, etc). Será mais fácil para rastrear as páginas sem interesse para impressão, e excluí-las.

Delinear as páginas a serem imprimidas, dar preferência ao preto e branco


Os processamentos de texto permitem que você selecione precisamente as páginas do documento a serem imprimidas. As configurações de impressão também permitem a exclusão de elementos gráficos e imagens, para economizar tinta.

Naturalmente, dê preferências à impressão em preto e branco por padrão, se a impressora já não inclui esta pré-configuração.

Evitar o copiar/colar a partir dos navegadores web


Copiar-colar o conteúdo de uma página web para a página de um processamento de texto geralmente resulta na perda de várias informações: fotos, o formato do artigo, as regras tipográficas, etc. Muitas vezes, isso resulta em um nível pouco satisfatório de leitura, e um excesso de consumo de papel para obter um resultado adequado.
Or, les navigateurs web (Internet Explorer, Firefox, Google Chrome et Safari) proposent soit des extensions, soit des fonctionnalités en natif permettant d'imprimer les pages web correctement (Chrome)

Ora, os navegadores web (Internet Explorer, Firefox, Google Chrome e Safari) propõem ou extensões ou recursos nativos para imprimir páginas da Web corretamente (Chrome)

Algumas extensões convertem as páginas HTML em arquivo .PDF (ex : PrintPDF para o Firefox, para o Google Chrome

Arquivar certos documentos no formato PDF/A


O formato PDF é um padrão reconhecido para desmaterializar o arquivamento de determinados documentos legais e/ou técnicos.
Uma cópia dos documentos em papel nem sempre é necessária, e a criação de arquivos PDF pode, então, evitar o consumo desnecessário de papel.
O formato PDF/A-1 é reconhecido como sendo o formato adequado de arquivamento e, a longo prazo, de documentos. Ele pode ser gerado a partir de certas aplicações, gartuitas (OpenOffice), ou sob licença.

Ve ja também sobre um tema relacionado: Faturação eletrônica: aspectos práticos e legais.
Este serviço on-line permite verificar a conformidade de um documento PDF/A-1

Os bons softwares para economia de impressão


Para reduzir o desperdício, vários softwares peritem de diminuir o consumo de tinta e gerenciar melhor suas impressões: como Green Cloud Printer iPrint ou Print Saver Eco por exemplo.
  • Green Cloud Printer : este piloto de impressora virtual permite economizar a tinta e papel durante os trabalhos de impressão cotidianos.


Baixar a versão teste do Green Cloud Printer aqui

Ele propõe por exemplo:

- Uma pré visualização interativa dos documentos antes da impressão.
- A supressão rápida das páginas vazias, ou sem interesse em 1 clique.
- De combinar 1, 2, 4 páginas por folha de papel

Para saber mais




Tradução feita por Lucia Maurity y Nouira

Veja também

Artigo original publicado por . Tradução feita por pintuda. Última modificação: 13 de fevereiro de 2012 às 14:11 por ninha25.
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