Organizar um arquivo, ou todo o seu trabalho com OneNote

Novembro 2016


Embora a maioria dos documentos hoje seja entregue pelo computador, os arquivos nem sempre são corretamente classificados, e pode-se perdê-los. Esta pequena dica apresenta uma ferramenta que combina produtividade e organização, o OneNote, disponível com o pacote Microsoft Office.

Apresentação do OneNote

OneNote poderia ser chamado de Word+. Como um bloco de notas, ele é semelhante a uma página do Word, com as mesmas possibilidades de base. Sua "vantagem" é poder armazenar todos os seus arquivos de texto, ou outros, em um bloco de notas, organizado em seguida em seção e depois, página por página e assim por diante. Nele você pode classificar diferentes tipos de informação:


Textos digitados ou manuscritos

Objetos (imagem ou vídeo)

Tabelas do Excel ou apresentações Powerpoint.

Assim, você poderá armazenar todas as suas notas em um mesmo arquivo, organizado por você, e reutilizá-los quando necessário. Você poderá compartilhar seus blocos de nota com seus funcionários e colegas e poderá acessá-los a partir de qualquer computador com conexão Internet ou a partir do aplicativo disponível apenas no Windows Phone, por enquanto.

OneNote é uma verdadeira economia de tempo para encontrar rapidamente as notas tomadas durante uma reunião ou brainstorming. A função de pesquisa permite-lhe encontrar o que você está procurando, com apenas um clique.

Qual a sua utilidade em uma empresa?

Para o seu trabalho pessoal

Ao trabalhar em vários projetos, pode ser constrangedor abrir e fechar arquivos que não precisamos mais, para evitar que a barra de tarefas fique cheia de arquivos desnecessários. No entanto, às vezes precisamos abri-los novamente após o telefonema de um cliente, ou uma ideia brilhante que você acabou de ter.

Graças ao OneNote, você pode ver todos os seus arquivos de texto disponíveis e classificados de acordo com os clientes, missões ou até mesmo pessoas que trabalham no mesmo projeto.

Para um trabalho de equipe

Na empresa, é frequente funcionários trabalharem em conjunto em pastas comuns. No entanto, não é possível abrir um único arquivo em dois computadores diferentes. OneNote permite que as pessoas trabalhem no mesmo arquivo, ao mesmo tempo e em dois computadores diferentes. As alterações serão feitas nos dois arquivos. Basta usar o OneNote Web App ou OneNote2010. É até possível modificar o mesmo bloco de notas com alguém que ainda não tem o OneNote2010.

Quando o documento foi alterado em sua ausência, você verá as alterações em destaque na próxima vez que você abrir o documento. Isto permite ver o progresso de um projeto e o trabalho de cada um. Graças aos indicadores de autores, você poderá ver quem alterou o documento.

Como utilizá-lo ?

Uso básico

Abra o OneNote e criar um novo bloco de notas. Você pode criar diversas seções (no canto superior esquerdo de sua página) ou diversas páginas (à direita) em uma seção.

A utilização é idêntica à do Word para os títulos, o grafismo e a fonte de letras e as notas são gravadas automaticamente.

Ligação contínua com as outras soluções do Pack Office da Microsoft

Você pode criar rapidamente notas a partir de outros softwares do pacote Microsoft Office, e poderá assim classificar as notas mais tarde, quando você o seu bloco de notas for aberto. Por outro lado, você pode enviar as suas notas do bloco de notas para outros softwares através de uma impressora OneNote virtual.

Lembre-se que é possível salvar seus arquivos do OneNote em arquivo Word ou PDF.

Copiar-colar

Ao copiar-colar a partir de um site, o link do site aparecerá automaticamente abaixo do texto copiado. Da mesma forma, você terá a data e a hora de um Print Screen copiado diretamente em seu OneNote.

Compartilhar um bloco de notas

Você poderá facilmente compartilhar com alguém que não faz parte da nossa rede ou pasta compartilhada através do Microsoft SharePoint.

Para criar um bloco de notas compartilhado você deve clicar na guia Compartilhar presente na barra de cima, depois em compartilhar este bloco de notas ou em Novo para criar outro.

Você poderá identificar as modificações feitas recentemente no bloco de notas (guia "Compartilhar" e "Alterações recentes")

Recuperar conteúdos anteriores

Existe a possibilidade de restaurar as versões anteriores alteradas por outras pessoas e a lixeira fica acessível se você tiver removido dados acidentalmente

As tags

Você pode aplicar tags em suas notas. As tags podem ser:

Para fazer

Importante

Pergunta

Ideia

Quando uma tag é aplicada, um ícone aparece ao lado dele. As tags podem ser usadas de forma interativa (marcando a tag "para fazer" uma vez que a tarefa foi realizada).

Um link para o Outlook

A partir do seu arquivo OneNote, você terá acesso direto ao seu calendário do Outlook. Você poderá:


Enviar notas para uma caixa de e-mail Outlook.

Marcar hora no OneNote e sincronizar com o Outlook.

Criar solicitações para reuniões e inserir detalhes.

Criar ou alterar tarefas.

Cria um contato Outlook a partir do OneNote.

Outras soluções

Outras soluções, com possibilidades iguais ao do One Note também estão disponíveis, por exemplo:


KeyNote

SoftNote

My Notes Center

My Notes Keeper

GoldenSection Notes

Maple Professionnal

Para baixar o OneNote, clique aqui


Tradução feita por Lucia Maurity y Nouira

Veja também :
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