Princípio de edição de orçamento/fatura/pedido
Vários sites, links, blogs e tutoriais já explicaram, de forma detalhada e completa:
"Como usar um banco de dados (uma lista de informações) para facilitar a elaboração de um documento do tipo orçamento, fatura (nota fiscal), formulário de pedido, nota de entrega ou ficha do artigo?".
No entanto, alguns iniciantes do Excel ainda fazem esta pergunta ou acham as explicações disponíveis muito complicadas. O objetivo desta dica é propor uma metodologia simples, mas eficaz.
Para entender melhor, veja estas imagens:
Imagem n° 1:
Imagem n° 2:
Na imagem n° 1 Produtos, entrar, linha por linha, todas as informações relativas a cada artigo, a designação (sem duplicata) daqueles que aparecem sempre na primeira coluna da tabela. Utilizar a primeira linha da tabela para o título das diferentes rubricas: nome, referência, marca, modelo, preço unitário, cor, embalagem, etc. Definir um nome para o intervalo de dados, por exemplo MeuBanco. Definir um nome para as células da primeira coluna do trecho, por exemplo MeuNome.
Utilizar MeuNome para criar uma lista suspensa na imagem n° 2 Orçamento, assim você terá certeza de chamar apenas os produtos existentes, e com a ortografia correta. Utilizar MeuBanco para preencher as células que aparecerão no Orçamento os diversos dados relativos ao produto selecionado pelo menu suspenso, com a função
VLOOKUP
.
Observações
Na mesma pasta de trabalho, outras folhas podem ser feitas para dar outro tipo de impressão (fatura, ordem, etc), recuperando dados no mesmo banco. Para uma consulta mais simples da lista suspensa, organizar o banco de dados por ordem alfabética. Se for preciso adicionar artigos, inserir linhas após a primeira, mas antes da última existente e, se necessário, refazer a classificação. É possível adicionar colunas a qualquer momento.
Aviso: no caso de atualização de dados, apenas as novas inserções terão os valores alterados; os dados já recolhidos não se atualizam de maneira dinâmica (automática)!
Lembretes
Para criar uma lista suspensa de células, passe pela aba Dados e o comando Validação de dados com Autorizar/lista e, para a fonte, digitar =MeuNome. Um banco de dados não deve conter qualquer linha ou coluna vazia, nem células mescladas!
Foto: © Microsoft.
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