Gerenciar notas de ajuda de custo com ferramentas eletrônicas

Dezembro 2016


Quando as equipes de uma empresa aumenta, a gestão administrativa torna-se mais complexa. Entre as pastas, a gestão das notas de ajuda de custo, Uma dor de cabeça que as ferramentas web ou os softwares podem simplificar.




Por que escolher uma gestão eletrônica


Mesmo nas TPE - PME , as viagens de negócios e os deslocamentos aumentam. Os profissionais devem ser móveis para conquistar os mercados, fidelizar os clientes geograficamente distantes, conhecer fornecedores e prestadores, ter acesso aos principais consultores, mesmo que estejam separados por centenas de quilômetros.

O deslocamento é um sinal de força para um negócio. Decorrente desta nova situação, a despesa aumenta: contas de hotel, restaurante, limpeza, viajar (carro, term, avião)

Para que estes deslocamentos sejam rentáveis, os líderes empresariais precisam minimizar os seus custos.

Em qual caso deve-se pensa em gerenciar suas contas de ajuda de custo pela internet?

- Com colaboradores mais numerosos
- Com colaboradores mais móveis com contratos ou prospecção cada mais distantes
- Com administradores que se deseja ocupar em outras tarefas
- Com tempo a liberar

Com efeito, a gestão eletrônica das notas de ajuda de custo, é:

- ganho de tempo

- menos papelada

- riscos de erros melhor controlados

- a possibilidade de gerenciar as notas de ajuda de custo rapidamente e simplesmente , mesmo em caso de trabalho nômade. Se você escolher soluções via Interne, você e seus colaboradores tem acesso á ferramenta 24 horas sobre 24, de qualquer lugar em que você estiver.

- um método automático e rápido de comunicação dos dados ao contador.

- um controle mais restrito e mais rápido, essencial para limitar as despesas e detectar os abusos,

- uma visão global, sintética e precisa dos orçamentos de ajuda de custo de suas equipes, de cada colaborador, das evoluções das despesas...graças as ferramentais de reporting automático. O chefe da empresa controla mais facilmente as despesas.


Globalmente, o tempo passado na gestação das notas é no mínimo dividido por dois.

Quais soluções existem?


Um software para instalar na rede corporativa interna ou uma aplicação online acessível de qualquer computador conectado à Internet: é a escolha técnica que o empreendedor tem de enfrentar em função da sua empresa.
  • Soluções para empresas com alta mobilidade

Você tem empregados em viagem de negócios,seguidamente? Comerciais sempre em deslocamento? Suas equipes não vêm necessariamente ao escritório. Se for assim, você pode considerar o uso de uma aplicação ASP.

Seus funcionários se conectam a um servidor de qualquer computador conectado à Internet (em um cliente, um acesso à Internet, um cyber café, em casa ...) e pode registrar sua própria conta .
  • Soluções na rede interna da empresa


Instalado em servidores e acessíveis a partir da intranet da empresa, o software de gestão é utilizado apenas para computadores de escritório. Pode ser integrado com a sua ferramenta de contabilidade. Muito menos digitações de dados e informação: economia de tempo e erros evitados.

Esta solução a mais escolhida por muitas equipes e que tem outras despesas como despesas de viagem. Por exemplo as compras na Internet ou a consulta de sites pagos.
Para compras on-line, é sempre possível obter uma factura. Caso contrário, o software comercial como Allopass os gerencia automaticamente. Claro, esse investimento só se justifica se o número de compras e / ou consulta for importante.



As soluções pagas:

Concur.com
Flucticiel
Notilus
Notys em francês
NoteFrais.fr em françês

Como funciona?

- os colaboradores se conectam à ferramenta (via Internet, ou na rede da empresa)

- eles entram todas as informações ligadas aos seus deslocamentos: um máscara de digitação os guia para digitar as informações, evitando desta forma os erros.

-a ferramenta gera ferramentais de reporting, das indenizações quilométricas com um acompanhamento de despesas, esporta dados para o serviço de contabilidade e a recuperação das taxas e impostos.

- algumas ferramentas propõem também a digitalização das justificativas

É possível integrar à este sistema de gestão de notas de ajuda de custo um sistema de reservas de voos.
Tradução feita por Ana Spadari

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Artigo original publicado por . Tradução feita por ninha25. Última modificação: 31 de março de 2012 às 08:21 por ninha25.
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