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Ferramentas e melhores práticas para permanecer produtivo fora do escritório

Maio 2016

Como organizar seu trabalho fora do escritório? Regulares ou ocasionais, o trabalho nômade requer uma preparação adequada e certos ajustes. Veja algumas boas práticas e uma seleção de aplicativos móveis para permanecer produtivo com a configuração de trabalho móvel a partir de um smartphone ou de um tablet Android e/ou iOS.


Planejar e organizar sua viagem de negócios

Escolha do dispositivo móvel

Em alguns casos, o uso de um smartphone é suficiente, particularmente durante viagens curtas, em uma configuração mínima de trabalho (em espera). Quanto aos tablets, principalmente o iPad, eles teem, hoje, muitos aplicativos móveis para facilitar o trabalho à distância (otimizado para este tipo de dispositivo, veja mais abaixo). Para escolher o equipamento certo, você deve:

Definir e priorizar as suas necessidades: produtividade e burótica (software), comunicação (videoconferência), gerenciamento de e-mail, trabalho colaborativo, monitoramento de informações, etc. Em geral, o uso de um smartphone é suficiente para monitorar informações e gerenciar e-mails.
Informar-se sobre as condições de trabalho durante a sua viagem: facilidade de acesso a pontos de acesso Wi-Fi e disponibilidade de espaços de coworking (nesse caso, a escolha de um netbook é melhor).

Preparar uma viagem de negócios

Antes de viajar é preciso preparar um e-mail de ausência informando sobre o seu tempo de indisponibilidade (ex: viagens aéreas). Transferir documentos localmente (ex: no PC) no cloud. Os aplicativos móveis do serviço Dropbox permitem sincronizar facilmente seus arquivos à distância (veja mais abaixo). Sincronizar o seu caderno de endereços/agenda (PC - dispositivo móvel). Salvar os dados do seu dispositivo móvel, em caso de perda ou roubo durante a viagem. Configurar o acesso ao servidor da empresa a partir do seu dispositivo móvel. Proteger o seu dispositivo móvel: bloquear o acesso com uma senha, lembrar de desligar o Bluetooth e o Wi-Fi quando não estiverem sendo usados, e verificar se é possível apagar os dados do seu smartphone remotamente. Ativar em suas contas de redes sociais (Twitter, Facebook) o protocolo de conexão segura HTTPS. Aproveite para ler a nossa dica sobre como Organizar o teletrabalho com colaboradores no estrangeiro.

Ferramentas de videoconferência e compartilhamento de tela

Estas ferramentas, como o Skype, facilitam a comunicação à distância (reunião de trabalho) e o trabalho colaborativo (apresentação e anotação de documentos em grupo, ao mesmo tempo).


Observação: O aplicativo móvel Skype foi otimizada para o iPad.

Veja a nossa dica: Serviços de vídeoconferência e de compartilhamento de tela.

Aplicativos móveis para o trabalho

Conexão remota com um computador a partir do seu smartphone e/ou tablet

O aplicativo móvel TeamViewer (gratuito) para Android e iOS permite acessar seus computadores Windows, Mac e Linux de maneira segura (criptografia de sessão 256 bits AES), alterar seus arquivos e gerenciar pastas, remotamente.

Anotações, arquivamento, notas de voz, etc

O aplicativo Evernote para (Android e iOS) do serviço online do mesmo nome, permite tomar notas, criar e gerenciar listas de tarefas, salvar páginas da web, gravar e guardar sons (ex: memorandos vocais), imagens e arquivos PDF. Ele também existe na forma de aplicativos para computadores fixos e serviço web, o que permite sincronizar rapidamente notas adicionadas a medida que é utilizado, seja qual for o dispositivo.

O trabalho colaborativo

Armazenamento e sincronização da arquivos online:
O serviço de hospedagem e compartilhamento de arquivos multiplataforma Dropbox propõe aplicativos para Android e iOS, para importar e consultar arquivos durante a viagem. Eles permitem adicionar arquivos aos seus favoritos para consultar offline.

Compartilhar e editar arquivos online:
O Google propõe um serviço semelhante através do Google Drive (aqui o aplicativo Google Drive para Android para armazenar, compartilhar e gerenciar arquivos online. O Google Drive é particularmente útil para o gerenciamento de arquivos hospedados na suíte Google Docs. O aplicativo permite criar e editar documentos do Google com formatação avançada. É possível modificar rapidamente planilhas, sendo que as mudanças ficam visíveis em tempo real para os usuários que acessam o arquivo. Ele também permite exibir/visualizar arquivos PDF, apresentações, etc. O SkyDrive da Microsoft, o equivalente do Google Drive e a alternativa do Google Docs (armazenamento de arquivos no cloud, edição de arquivos buróticos do Word, Excel e PowerPoint através do Office Web Apps) é outra solução gratuita para facilitar o trabalho remoto. O acesso móvel a este espaço é facilitado pelo um aplicativo SkyDrive iOS.

Burótica

Scanner portátil:
O aplicativo CamScanner para (Android e iOS) permite digitalizar documentos (notas, contratos, facturas, etc) com a câmera do seu smartphone, substituindo assim um scanner, durante uma viagem. Ele corta a imagem automaticamente, melhora a qualidade e cria um arquivo PDF de qualidade. Ele existe em versão gratuita e paga (sem anúncio).

Impressão móvel:
Alguns aplicativos lançam impressões a partir do smartphone, contanto que uma impressora compatível esteja conectada à internet. É o caso do aplicativo móvel Google Cloud Print, compatível com alguns modelos de impressoras HP ePrint, Kodak e Epson. Neste caso, as ordens de impressão podem ser enviadas diretamente do seu smartphone Android (através do aplicativo Cloud Print para Android). Com seus aplicativos HP ePrint Home & Biz para (Android e iOS) a Hewlett Packard oferece uma solução semelhante para os usuários de modelos de impressora HP.

Para uma leitura offline, é possível baixar gratuitamente este artigo no formato PDF:
Ferramentas-e-melhores-praticas-para-permanecer-produtivo-fora-do-escritorio.pdf

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Artigo original publicado por CommentCaMarche. Tradução feita por pintuda.
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