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Permanecer produtivo fora do escritório: ferramentas e melhores práticas

Julho 2015

Como organizar seu trabalho fora do escritório? Sejam viagens de negócios, regulares ou ocasionais, o trabalho nômade requer uma preparação adequada e certos ajustes. Veja algumas boas práticas e uma seleção de aplicativos móveis para permanecer produtivo com a configuração de trabalho móvel, a partir de um smartphone ou de um tablet Android e/ou iOS.


Planejar e organizar sua viagem de negócios

Que terminal móvel escolher ?


Em algumas configurações, o uso de um smartphone é suficiente, particularmente durante viagens curtas, em uma configuração mínima de trabalho (em espera).

Quanto aos tablets de toque, principalmente o iPad, teem hoje muitos aplicativos móveis, para facilitar o trabalho remoto (otimizado para este tipo de dispositivo, veja mais abaixo).

Para escolher o equipamento certo:
  • Definir e priorizar as suas necessidades: produtividade e burótica (software), comunicação (videoconferência), gerenciamento de e-mail, trabalho colaborativo, monitoramento de informações, etc. Em geral, o uso de um smartphone é suficiente para a configuração do monitoramento de informações e um gerenciamento mínimo de e-mails.
  • Informar-se sobre as condições de trabalho durante a sua viagem: facilidade de acesso a pontos de acesso WiFi, a disponibilidade de espaços de coworking (nesse caso, a escolha de um netbook é melhor).

Preparar uma viagem de negócios: check-list

  • Preparar um e-mail de ausência cobrindo o seu tempo de indisponibilidade (ex: viagens aéreas)
  • Transferir documentos localmente (ex: no PC) no cloud. Os aplicativos móveis do serviço Dropbox permitem sincronizar facilmente seus arquivos à distância (veja mais abaixo).
  • Sincronizar o seu caderno de endereços/agenda (PC - terminal móvel)
  • Salavar os dados do seu terminal móvel, em caso de perda ou roubo durante a sua viagem.
  • Configurar o acesso ao servidor da empresa a partir do seu terminal móvel
  • Proteger o seu dispositivo móvel: bloquear o acesso com uma senha, lembrar de desligar o Bluetooth e o Wi-Fi quando não estiverem sendo usados. Verifique se é possível apagar remotamente os dados do seu smartphone.
  • Ativar em suas contas de redes sociais (Twitter, Facebook) o protocolo de conexão segura HTTPS.

Veja também a nossa dica: Organizar o teletrabalho com colaboradores no estrangeiro

Ferramentas de videoconferência e compartilhamento de tela


Estas ferramentas, como o Skype, facilitam a comunicação à distância (reunião de trabalho) e o trabalho colaborativo (apresentação e anotação de documentos em grupo, ao mesmo tempo).

Nota: O aplicativo móvel Skype foi otimizada para o iPad.

Veja a nossa dica: Serviços de vídeoconferência e de compartilhamento de tela

Aplicativos móveis para o trabalho

Conexão a um computador remoto a partir do seu smartphoeune e/ou seu tablet


O aplicativo móvel TeamViewer (gratuito) para Android e iOS permite acessar, a partir de terminais móveis,aos seus computadores Windows, Mac e Linux de maneira segura (criptografia de sessão 256 bits AES), alterar seus arquivos e gerenciar pastas remotamente.

Anotações, arquivamento, notas de voz, etc


O aplicativo Evernote (Android, iOS), do serviço on-line do mesmo nome, permite tomar notas, criar e gerenciar listas de tarefas , salvar páginas da web, gravar e guardar sons (ex: memorandos vocais), imagens e arquivos PDF.
Ele também existe na forma de aplicativos para computadores fixos e serviço web, o que permite sincronizar rapidamente notas adicionadas a medida que é utilizado, seja qual for o dispositivo.

O trabalho colaborativo

  • Armazenamento e sincronização da arquivos on-line :


O serviço de hospedagem e compartilhamento de arquivos multiplataforma Dropbox oferece aplicativos para Android e iOS: para importar e consultar arquivos durante a viagem. Eles permitem adicionar arquivos aos seus favoritos para consultar off-line.
  • Compartilhar e editar arquivos on-line


O Google propõe um serviço semelhante através do Google Drive (aqui o aplicativo Google Drive para Android para armazenar, compartilhar e gerenciar arquivos on-line.

O Google Drive é particularmente útil para o gerenciamento de arquivos hospedados na suíte Google Docs.

O aplicativo permite criar e editar documentos do Google com formatação avançada. É possível modificar rapidamente planilhas, sendo que as mudanças ficam visíveis em tempo real para os usuários que acessam o arquivo. Ele também permite exibir/visualizar arquivos PDF, apresentações, etc.
O SkyDrive da Microsoft, o equivalente do Google Drive e a alternativa do Google Docs (armazenamento de arquivos no cloud, edição de arquivos buróticos do Word, Excel e PowerPoint através do Office Web Apps) é outra solução gratuita para facilitar o trabalho remoto . O acesso móvel a este espaço é facilitado por um aplicativo SkyDrive iOS.

Burótica

  • Scanner portátil

O aplicativo CamScanner (Android e iOS) permite digitalizar documentos físicos (notas, contratos, facturas, etc) com a câmera do seu smartphone, substituindo assim um scanner, durante uma viagem. Ele corta a imagem automaticamente, melhora a qualidade e cria um arquivo PDF de qualidade.
Ele existe em versão gratuita e paga (sem anúncio).
  • Impressão móvel

Alguns aplicativos lançam impressões a partir do smartphone, contanto que uma impressora compatível esteja conectada à internet. É o caso do aplicativo móvel Google Cloud Print, compatível com alguns modelos de impressoras HP ePrint, Kodak e Epson. Neste caso, as ordens de impressão podem ser enviadas diretamente do seu smartphone Android (através do aplicativo Cloud Print para Android).
Com seus aplicativos HP ePrint Home & Biz (Android e iOS) Hewlett Packard oferece uma solução semelhante para os usuários de modelos de impressora HP.


Tradução feita por Lucia Maurity y Nouira
Para uma leitura offline, é possível baixar gratuitamente este artigo no formato PDF:
Permanecer-produtivo-fora-do-escritorio-ferramentas-e-melhores-praticas.pdf

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Artigo original publicado por CommentCaMarche. Tradução feita por pintuda.
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