Ferramentas para o teletrabalho

Janeiro 2017

Permitir que os seus funcionários optem pelo teletrabalho ou por permanecer no seio da empresa, mesmo trabalhando remotamente, é possível graças às ferramentas de comunicação e de colaboração.

Essas ferramentas permitem que os teletrabalhadores se informem sobre as atividades da empresa e participem de projetos em curso, como se estivessem trabalhando no seio da empresa.


Ferramentas de comunicação


Existem muitas ferramentas, baratas e fáceis de usar, disponíveis para transmitir informações, instruções ou arquivos entre colaboradores:
  • E-mail: hoje em dia, uso normal para todos os profissionais, para a transmissão de documentos, principalmente com a ajuda dos anexos.

Outlook, Thunderbird
  • Serviço de mensagens instantâneas: para escrever e receber, imediatamente, breves instruções, esclarecimentos, comunicar rapidamente sobre o andamento dos trabalhos, manter um contato permanente. Se você ou sua equipe possuirem uma webcam, ainda podem utilizar o vídeo.

Skype, Google Talk
  • Softphones ou VoIP: chamadas gratuitas de PC para PC. Estes são softwares de telefonia para baixar e instalar diretamente no computador. Depois do download, basta indicar um endereço de e-mail que você transmitirá para os seus empregados. Alguns softphones incluem outras funções: compartilhamento de arquivos, mensagens instantâneas, videofonia.

Skype, Windows Live Call, Wengo, Yahoo Messenger, Google Talk
  • Voz no IP: quase todos os provedores de acesso à Internet oferecem um serviço de VoIP para fazer chamadas gratuitas de telefone fixo para telefone fixo.
  • Webconferência: para fazer reuniões virtuais, não em volta de uma mesa, mas sim de um website. Características de soluções de webconferência: compartilhamento de aplicativos, de documentos, de navegadores de Internet, apresentação e edição de documentos on-line (incluindo apresentações do PowerPoint, leia a dica Powerpoint compartilhado), bate-papo, mensagens instantâneas , quadro branco virtual.

WebEx, Office Live Meeting, Raindance, Genesys

Ferramentas de colaboração


Com as ferramentas de colaboração os teletrabalhadores podem participar, acompanhar, em tempo real, o andamento dos projetos e as intervenções de cada um, através de ferramentas de criação e acompanhamento.

Ferramentas de trabalho compartilhado


Elas permitem que várias pessoas trabalhem remotamente sobre o mesmo documento.
  • vantagem: as alterações efetuadas não apagam as versões anteriores. D
  • Desvantagem: os funcionários não podem intervir ao mesmo tempo, no mesmo documento, mas sim um após o outro.


O Wiki é um site que pode ser editado livremente por seus usuários. Em uma empresa, os Wikis facilitam a escrita colaborativa de documentos, é um espaço de reflexão: troca e discussão em torno de novas ideias e projetos, organização de eventos e elaboração de documentos de trabalho.

Exosys, Xwiki, Metawiki

O software de processamento de texto Word tem uma opção para anotar um texto para propor correções. Ela pode ser uma boa ferramenta de trabalho compartilhado para os teletrabalhadores.

Para ter acesso a esta opção, clique em Ferramentas > Opções > Ver alterações. Faça suas alterações, clique em Enter e a modificação aparecerá em forma de um a folha colorida, à direita do seu texto. Ou coloque o cursor no lugar desejado, clique em Inserir > Comentário e escreva no espaço que aparece.

Os fóruns são mais uma ferramenta para o teletrabalho. Os teletrabalhadores podem encontrar os seus colaboradores em torno desta plataforma de intercâmbio para compartilhar ideias, trocar pontos de vista, por exemplo, sobre o andamento de um projeto.

Para criar um fórum grátis: blogger, Jimdo, Wix, WordPress.com e Tumblr.

Ferramentas de acesso às informações


Essas ferramentas permitem que os teletrabalhadores acessem rapidamente a todas os documentos e informações da empresa.

Além de ser um espaço de reflexão e de partilha de trabalho, o wiki é um espaço de armazenamento e compartilhamento de informações, ele permite a livre circulação de informações entre todos os funcionários de sua empresa. Ele pode reunir o calendário de projetos, atas de reuniões, arquivos e documentos de trabalho, base de contato, descrição de produtos e serviços existentes.

Com o Agenda compartilhada é possível compartilhar os contatos de cada membro da empresa.

Ferramentas de coordenação


Estas ferramentas de gerenciamento de tarefas facilitam o acompanhamento de projetos e ajudam a organizar as interações entre os colaboradores, teletrabalhadores e responsáveis pela validação.
Depois da trabalho distribuição do trabalho, os "workflows" se encarregam de criar automaticamente as agendas, gerenciar o arquivamento de documentos, acompanhar a execução adequada dos documentos e emitir avisos, se os documentos não forem devolvidos no prazo. Estas soluções são pagas.
WorkflowGen, W4, cmlight e workflow.com e wfmc.
Com a agenda compartilhada os teletrabalhadores de sua empresa podem ter acesso à agenda on-line de todos. A agenda compartilhada é atualizada instantâneamente e todos podem organizar seu tempo de trabalho de acordo com o cronograma de seus colegas, para maior eficácia.

Mootiro, Calendae

Micro-blogging


Existem serviços de comunicação chamados de "microblogging", como o Twitter, para uso inteiramente "privado". As empresas são os principais alvos destes serviços, gratuitos, por enquanto. Instalados rapidamente em cada computador, a ferramenta envia mini mensagens acessíveis apenas para os membros do grupo.

Concluir um dossiê, solicitar assistência para um colega, grandes corporações ... estes serviços são, não apenas um meio de comunicação remota, mas também uma ferramenta de animação de equipe. Muito cuidado ao implantá-la, para evitar abusos que desqualificariam as verdadeiras informações. Um dos mais conhecidos: o Yammer.

Tradução feita por Lucia Maurity y Nouira

Veja também

Artigo original publicado por . Tradução feita por pintuda. Última modificação: 4 de março de 2013 às 18:26 por pintuda.
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