Ferramentas úteis para o teletrabalho

Outubro 2017

Permitir que seus funcionários optem pelo teletrabalho ou seja, permanecer no seio da empresa, mesmo trabalhando remotamente, é possível graças às ferramentas de comunicação e de colaboração. Essas ferramentas permitem que os teletrabalhadores se informem sobre as atividades da empresa e participem de projetos em curso, como se estivessem trabalhando no local.


Ferramentas de comunicação

Existem muitas ferramentas, baratas e fáceis de usar, disponíveis para transmitir informações, instruções ou arquivos entre colaboradores:

E-mail: hoje em dia, o e-mail é usado cotidianamente por todos os profissionais para a transmissão de documentos, principalmente com a ajuda dos anexos.
Outlook, Yahoo, Gmail, etc.
Serviço de mensagens instantâneas: para enviar e receber, imediatamente, breves instruções, esclarecimentos, comunicar rapidamente sobre o andamento dos trabalhos e manter um contato permanente. Se você ou sua equipe possuírem uma webcam, também podem utilizar o vídeo.
Skype, Hangouts, WhatsApp, Messenger, etc.
Softphones ou VoIP: chamadas gratuitas de PC para PC. Estes são softwares de telefonia para baixar e instalar diretamente no computador. Depois do download, basta indicar o endereço de e-mail que você transmitirá para os seus funcionários. Alguns softphones incluem outras funções, como o compartilhamento de arquivos, mensagens instantâneas, videofonia, etc:
Skype, Wengo, Yahoo Messenger, Messenger, WhatsApp, etc.
Voz no IP: quase todos os provedores de acesso à internet oferecem um serviço de VoIP para fazer chamadas gratuitas de telefone fixo para telefone fixo.
Webconferência: para fazer reuniões virtuais, não em volta de uma mesa, mas sim em um website. As características de soluções de webconferência são o compartilhamento de aplicativos, documentos, navegadores da internet, apresentação e edição de documentos online, incluindo apresentações do PowerPoint (leia a dica Como compartilhar o Powerpoint), bate-papo, mensagens instantâneas , quadro branco virtual, etc.
Office Live Meeting, Raindance, Genesys

Ferramentas de colaboração

Com as ferramentas de colaboração os teletrabalhadores podem acompanhar e participar, em tempo real, do andamento dos projetos e das intervenções de cada um, através de ferramentas de criação e acompanhamento.

Ferramentas de trabalho compartilhado

Elas permitem que várias pessoas trabalhem, remotamente, sobre o mesmo documento. Sua vantagem é que as alterações efetuadas não apagam as versões anteriores. Porém, os funcionários não poderão intervir, ao mesmo tempo, no mesmo documento.


O Wiki é um site que pode ser editado livremente por seus usuários. Em uma empresa, os Wikis facilitam a escrita colaborativa de documentos, além de ser um espaço de reflexão, onde há troca e discussão em torno de novas ideias e projetos, organização de eventos e elaboração de documentos de trabalho.
Exosys, Xwiki, Meta-wiki

O Word tem uma opção para anotar um texto e propor correções. Ela pode ser uma boa ferramenta de trabalho compartilhado para os teletrabalhadores. Para ter acesso a esta opção, clique em Ferramentas > Opções > Ver alterações. Faça suas alterações, clique em Enter e a modificação aparecerá em forma de uma folha colorida, à direita do seu texto. Ou coloque o cursor no lugar desejado, clique em Inserir > Comentário e escreva no espaço que aparece.

Os fóruns também são ferramentas para o teletrabalho. Os teletrabalhadores podem encontrar seus colaboradores em torno desta plataforma de intercâmbio para compartilhar ideias e trocar pontos de vista sobre o andamento de um projeto, por exemplo.

Para criar um fórum grátis, visite os sites Montar um blog, WordPress.com e Tumblr.

Ferramentas de acesso à informações

Essas ferramentas permitem que os teletrabalhadores acessem rapidamente a todas os documentos e informações da empresa.


Além de ser um espaço de reflexão e de compartilhamento de trabalho, o Wiki é um espaço de armazenamento e compartilhamento de informações, que permite a livre circulação das informações entre todos os funcionários da empresa. Ele pode reunir o calendário de projetos, atas de reuniões, arquivos e documentos de trabalho, base de contato, descrição de produtos e serviços existentes.

Com a Agenda compartilhada é possível compartilhar os contatos de cada membro da empresa.

Ferramentas de coordenação

Estas ferramentas de gerenciamento de tarefas facilitam o acompanhamento de projetos e ajudam a organizar as interações entre os colaboradores, teletrabalhadores e responsáveis pela validação. Depois da distribuição do trabalho, os workflows (responsáveis pelo fluxo de trabalho) se encarregam de criar as agendas, gerenciar o arquivamento de documentos, acompanhar a execução adequada dos documentos e emitir avisos, se os documentos não forem devolvidos no prazo. Estas soluções são pagas.
WorkflowGen, W4 e Workflow.com.

Com a agenda compartilhada os teletrabalhadores de sua empresa podem ter acesso à agenda online de todos. Ela é atualizada instantaneamente e todos podem organizar seu tempo de trabalho de acordo com o cronograma de seus colegas, para uma maior eficácia.
Webcalendar e Calendae

Micro-blogging

Existem serviços de comunicação chamados de microblogging, como o Twitter, para uso inteiramente privado. As empresas são os principais alvos destes serviços gratuitos, por enquanto. Instalados rapidamente em cada computador, a ferramenta envia mini mensagens acessíveis apenas para os membros do grupo.

Concluir um dossiê, solicitar assistência a um colega, grandes corporações ... estes serviços são, não apenas um meio de comunicação remota, mas também uma ferramenta de animação de equipe. Muito cuidado ao implantá-la, para evitar abusos que desqualificariam as verdadeiras informações. Um dos mais conhecidos é o Yammer.
Foto: © Pixabay.
Artigo original publicado por deri58. Tradução feita por pintuda. Última modificação: 26 de janeiro de 2017 às 10:21 por pintuda.
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