Agenda compartilhada

Setembro 2017

A agenda compartilhada é uma ferramenta de trabalho colaborativo. O princípio e a vantagem deste tipo de ferramenta é a possibilidade de compartilhar as informações de cada membro da empresa. Os contatos compartilham e a eficácia aumenta.


Por que compartilhar sua agenda ?


Seus funcionários estão sempre pedindo os dados dos clientes e fornecedores e estas informações estão registradas na sua agenda pessoal? Ao compartilhar estas informações, você permitirá o acesso direto às mesmas.

Nomes, endereços de e-mail, telefones, você pode escolher que informações compartilhar e, que informações você quer manter privadas.

O compartilhamento da agenda de endereços na empresa também significa economizar tempo na busca de contatos. Pode ser que um de seus funcionários tenha um bom contato com um fornecedor ou um cliente, sua empresa vai ganhar em eficácia se a informação fluir livremente.

Funcionamento da agenda compartilhada


Se você usar uma ferramenta colaborativa do tipo eGroupWare ou Open Xchange, cada usuário deverá fazer login para acessar a agenda compartilhada. Como empresário, você gerencia as contas dos usuários, dando acesso a mais ou menos opções para cada usuário: a opção de leitura apenas ou a possibilidade de adicionar ou excluir contatos.

Na página inicial, cada usuário tem uma entrada com a sua própria agenda, acessível a todos, que ele pode alterar e complementar. Como administrador, você pode adicionar ou excluir entradas na agenda compartilhada.

Para economizar tempo na criação da agenda compartilhada, é possível importar uma agenda já existente.

Um motor de busca permite encontrar um contato rapidamente. A pesquisa é feita pelo usuário da agenda, buscando pelo nome, telefone ou e-mail da pessoa ou da empresa procurada.
À esta agenda é associado um sistema de e-mails com possibilidade de envios em grupo.

Verificar a compatibilidade


Se alguns de seus funcionários utilizam o Thunderbird e/ou outros do Outlook, o compartilhamento de seus contatos será impossível devido à incompatibilidade; neste caso, use um Groupware.

Verifique também a compatibilidade das soluções propostas com o seu PDA, organizador e smartphone.

Compartilhar sua agenda no Outlook

  • Compartilhar a pasta.

Criar uma nova pasta "Contatos compartilhados" em suas pastas públicos do Outlook.
Clique, com o botão direito do mouse, na pasta "contatos compartilhados" > Propriedades > guia "Autorizar acesso", escolher as pessoas com quem você deseja compartilhar sua agenda > Aplicar
  • Copiar a sua agenda privada na pasta pública d contatos compartilhados.

Inserir os endereços que você deseja compartilhar na pasta "Contatos Compartilhados".
  • Alterar os direitos de acesso à pasta "Contatos compartilhados".

Clique com o botão direito do mouse em Contatos compartilhados > Propriedades.
Onglet « carnet d'adresse Outlook » / Cocher l'option « Afficher ce dossier sous forme de carnet d'adresse de messagerie / Appliquer
Guia "Agenda do Outlook" > Marcar a opção "Mostrar esta pasta como agenda de e-mails > Aplicar
Guia "Autorizar acesso" > Escolha dos níveis de autorização de acordo com os usuários > Aplicar
Com este método de compartilhamento só ficarão visíveis os contatos presentes na pasta de Contatos compartilhados. Os contatos ficarão disponíveis conforme a identidade aberto no Outlook.
Precisa de maiores explicações técnicas ? Digite "share" (compartilhar) na seção de ajuda da sua agenda.

Compartilhar sua agenda com um software colaborativo


Os softwares colaborativos ou groupware permitem que seus empregados, mesmo distantes us dos outros, trabalhem nos mesmos aplicativos de seus próprios computadores, conectados à Internet.
Para saber mais sobre as ferramentas de colaboração, leia este artigo

Várias soluções do "Goupeware" estão disponíveis no mercado
Essas soluções de Groupware não propõem apenas a ferramenta de agenda compartilhada. Com os softwares colaborativos você pode gerenciar seus contatos, compromissos, tarefas, projetos e equipes. Esses softwares são usados com um espírito de partilha do conhecimentos, de reatividade e de eficácia, dentro de sua empresa.

Veja os artigos sobre outras ferramentas de colaboração no ambiente de trabalho:

Tradução feita por Lucia Maurity y Nouira

Veja também

Artigo original publicado por . Tradução feita por pintuda. Última modificação: 4 de março de 2013 às 08:08 por pintuda.
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