Soluções digitais para a contabilidade das pequenas e médias empresas

Janeiro 2017

Do orçamento até o faturamento, passando pelo monitoramento dos salários dos funcionários e a cobrança dos clientes, a saúde de uma pequena empresa também depende de sua contabilidade. Para gerenciar melhor suas contas e controlar suas finanças, as pequenas e médias empresas podem ter acesso à certas soluções digitais. Pagas ou gratuitas, alojadas nos servidores das empresas ou na nuvem, essas soluções representam economia de tempo e segurança, caso haja imprevistos.


O digital, um desafio para as pequenas e médias empresas

O uso diário de ferramentas digitais não é mais privilégio das grandes empresas. Porém, a integração do digital nos hábitos das pequenas e médias empresas ainda é insignificante. Em 2014, por exemplo, foi estimado que apenas a metade das empresas com menos de 20 funcionários possuía um site internet. Além do site internet usado como vitrine das atividades, ou como ponto de contato, as pequenas e médias empresas têm à sua disposição uma série de soluções como a gestão comercial, a gestão de relacionamento com os clientes (CRM), a faturação e a contabilidade, as comunicações telefônicas por VOiP, o armazenamento online, etc. Essas soluções podem ser voltadas para um uso sedentário ou móvel. Elas também podem ser implementadas dentro da empresa ou desenvolvidas como software SaaS (Software as a Service). Integrar o uso regular desse tipo de solução representa um desafio para a empresa. Isto significa acompanhar a evolução dos hábitos dos clientes, continuar competitivo em relação aos concorrentes e economizar tempo nas tarefas diárias: maior eficácia, quer dizer, economia de tempo e redução de custos graças a uma melhor organização do trabalho e a conquista de novos mercados e maior competitividade com a adaptação às novas tecnologias e a fidelização da clientela. A implementação de soluções digitais pode exigir uma reorganização da empresa.

Escolher uma solução digital para a sua contabilidade

Definir as necessidades da empresa

Dependendo da atividade da empresa, as necessidades em termos de contabilidade podem variar. Pode-se elencar a digitação de faturas de compras ou vendas (produtos ou serviços), a gestão de prazos de pagamento, a recuperação de clientes, o companhamento do fluxo de caixa da empresa, a previsão das receitas em função dos orçamentos e das vendas, o acompanhamento dos salários dos funcionários e das despesas da empresa e, finalmente, a preparação do balanço.


Os softwares de contabilidade podem facilitar esse tipo de tarefas. Porém, no caso da empresa confiar uma parte de sua contabilidade a um especialista, pode ser aconselhável usar uma solução mais simples, que administre apenas a função necessária. Por exemplo, apenas a funcionalidade de orçamento e faturamento, se a gestão salarial for confiada a um prestador de serviços externo. A empresa também deverá definir quais serão os usuários da solução, conhecer suas habilidades e prever formações complementares, caso seja necessário. Também é recomendado determinar o número de usuários, pois certas soluções podem faturar seus serviços em função do número de pessoas que as usam.

Quantidade de armazenamento para os dados

A solução escolhida pode ficar alojada nos servidores da empresa (software livre ou pago, para baixar) ou utilizável online (software SaaS, gratuito ou pago).


Alojamento nos servidores da empresa:

Como as necessidades em termos de mobilidade (vendedores in loco, profissionais que viajam, etc) estão cada vez mais significativas, o uso de uma solução compatível com os dispositivos móveis é quase uma prioridade: certifique-se de que a solução pode ser acessada por vários usuários ao mesmo tempo, verifique se ela é compatível com os sistemas operacionais dos computadores da empresa. E, tratando-se de dados sensíveis, verifique se os controles de segurança adaptados foram implantados nos servidores da empresa e se os dados são salvos regularmente.

Alojamento do tipo cloud (softwares online):

A hospedagem online pode oferecer várias vantagens para os profissionais como o fácil acesso aos dados desmaterializados, seja qual for o computador, o backup e sincronização dos dados em tempo real, o acesso aos documentos compartilhados, mesmo em viagens. No entanto, este tipo de solução requer uma segurança mais reforçada. Assim, deve-se verificar as garantias de segurança e privacidade (dados criptografados, detecção de intrusões, etc), bem como, se a solução fornece o monitoramento de conexões e permite a desconexão remota (especialmente recomendada para profissionais que se conectam a partir de um dispositivo móvel). Certifique-se, também, de que os dados sejam devidamente salvos e acessíveis à empresa.

Alguns exemplos de softwares de contabilidade

Softwares de gestão e contabilidade.

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Foto: ©Fotolia.com

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Artigo original publicado por . Tradução feita por pintuda. Última modificação: 2 de setembro de 2015 às 06:59 por ninha25.
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