As boas práticas do teletrabalho e da videoconferência

Dezembro 2016

Os princípios do teletrabalho e da videoconferência interessam muitas empresas por sua flexibilidade e, de um modo geral, os dois funcionam conjuntamente. Nesta dica, vamos ver as vantagens do uso da videoconferência e como organizar entrevistas de emprego eficazes e produtivas.


Vantagens da videoconferência

Como manter contato com a empresa

Dependendo da localização de uma empresa e o local onde o funcionário trabalha, as viagens de negócios serão mais ou menos simples. A videoconferência resolve este problema e permite que você fique em contato com seus colegas de trabalho. Um funcionário em teletrabalho também pode organizar reuniões frequentes com seus clientes, remotamente.

Como desenvolver as oportunidades

Estando acessível em qualquer lugar e a qualquer hora, os funcionários de uma empresa podem se comunicar facilmente com outros profissionais no mundo inteiro, em teletrabalho ou não. A videoconferência ajuda a encontrar novos clientes, usar novas ferramentas e desfrutar de oportunidades no exterior, sem sair do lugar.

Como economizar tempo e dinheiro

Entrevistas e reuniões organizadas, regular e remotamente, diminuem consideravelmente as restrições dos profissionais, como o custo e o tempo das viagens (pedágio, combustível, alimentação e alojamento), o estacionamento e o acesso ao local do compromisso. Com o tempo poupado nas viagens, o profissional pode fazer outras coisas e, consequentemente, aumentar a sua produtividade.

Sustentabilidade e Responsabilidade Social Corporativa

Ao evitar as viagens, o teletrabalho e a videoconferência limitam o uso de transportes (carro, avião, trem, etc.). Estes princípios fazem parte de uma política de Responsabilidade Social Corporativa, economizando combustível e reduzindo a pegada de carbono da empresa.

Como usar a videoconferência no teletrabalho

Como preparar o equipamento necessário

Tanto a empresa quanto os empregados em teletrabalho devem ter os equipamentos de áudio e de vídeo adequados para se comunicarem, como o computador, o microfone, a webcam e o fone de ouvido. Antes de instalar uma solução de videoconferência, verifique os requisitos de sistema, ou seja, o sistema operacional, os navegadores, os plug-ins, etc.

Como escolher e saber usar uma ferramenta

Para simplificar a organização de reuniões regulares, melhor usar a mesma solução. A automatização permite se conectar rapidamente, especialmente se as videoconferências estiverem programadas para todos os dias, ou várias vezes por semana. Para escolher a ferramenta certa, é aconselhável verificar as versões disponíveis (desktop e móvel), o custo possível e as características propostas, como o compartilhamento de tela e de documentos, o número máximo de pessoas, etc.

Como agendar consultas regulares

A realização de reuniões regulares entre a empresa e os funcionários de teletrabalho permite manter o contato entre os mesmos e fazer com que as pessoas distantes participem do dia a dia da equipe. As empresas que já fazem reuniões físicas regulares poderão, assim, conservar o seu modo de funcionamento. Isso também contribui para manter o ritmo de trabalho dos funcionários remotos.

Como antecipar eventuais problemas técnicos

Quem diz Internet e ferramenta online, diz possibilidade de bugs e problemas técnicos de última hora. Para combatê-los, melhor ter uma alternativa disponível a qualquer momento. Um smartphone com um aplicativo de chat permite participar de videoconferências e, em último caso, uma entrevista por telefone pode substituir as mesmas.

Algumas ferramentas de videoconferência

Google Hangouts

Software gratuito entre os mais populares, o Google Hangouts é ideal para as empresas que utilizam diariamente os aplicativos do Google. Na verdade, o Hangouts tem a vantagem de poder se conectar ao conjunto da suíte do Google, isto é, o Gmail Drive e o Agenda, em particular. Cada conversa pode reunir até 10 pessoas. Ele também pode ser acessado nos aplicativos móveis.

Skype

Assim como o Hangouts, o Skype é uma das soluções de videoconferência mais conhecidas. Com um equivalente móvel, o Skype também permite fazer chamadas para telefones fixos.

Appear.in

Muito fácil de usar, a solução Appear.in não requer nenhuma instalação ou criação de conta. Ele pode ser usado diretamente em um navegador, como o Firefox, o Chrome ou o Opera. Basta criar uma sala de chat e enviar o link para convidar as pessoas (8, no máximo).

Gruveo

O Gruveo funciona como o Appear.in, sem cadastro e sem instalação. Todo chat começa após a geração de uma senha a ser compartilhada entre os convidados. O Gruveo pode ser usado tanto no computador, quanto no dispositivo móvel (Android et iOS).

GoToMeeting

O GoToMeeting é um verdadeiro software de videoconferência especialmente desenvolvido para empresas. Esta ferramenta tem recursos avançados, como a conexão com as ferramentas de e-mails, Outlook e Gmail, ou outros aplicativos como o Salesforce, o compartilhamento de arquivos ou a gravação de reuniões. O GoToMeeting pode ser acessado em computadores e dispositivo móveis.

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Foto: © Pixabay

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