O wiki nas empresas

Abril 2017

Um Wiki é uma ferramenta de trabalho colaborativo. É um website que pode ser alterado livremente por seus visitantes, sem dificuldade técnica e, que permite o livre fluxo das informações dentro de uma empresa. O Wikipédia, a enciclopédia online, é um dos Wikis mais bem sucedidos da internet.


Este nome vem da palavra havaiana WikiWiki que significa "rápido". Efetivamente, com o Wiki a publicação de informações é instantânea, ou seja, o artigo, ou comentário acrescentado, não é relido e aprovado por um moderador, antes de estar disponível online.

As principais vantagens do Wiki são sua flexibilidade e facilidade de uso, além do seu baixo custo. Nos negócios, o Wiki é uma excelente ferramenta de compartilhamento de conhecimentos e um espaço para reflexão. Ele incentiva a contribuição de cada um aos projetos da empresa, isto é, cada usuário pode adicionar páginas ou modificar e corrigir as já existentes no Wiki, sendo que as versões mais antigas continuam acessíveis.

Como escolher um Wiki

Entre os inúmeros fornecedores de soluções Wiki para as empresas, podemos citar:

e-business
Xwiki,
Meta-Wiki

O uso do Wiki nas empresas

Nos negócios, os Wikis facilitam a redação colaborativa de documentos e o compartilhamento de informações estruturadas. Entre os exemplos de seu uso, podemos citar o Wiki como um espaço para reflexão, ou seja, a troca de novas ideias e novos projetos, a organização de eventos e a elaboração de documentos de trabalho. Ou, o Wiki como espaço de armazenamento e compartilhamento de informações, acessíveis a todos, como um calendário de projetos, uma ata de reuniões, o compartilhamento de arquivos e documentos de trabalho, um banco de contatos e a descrição de produtos e serviços.

Simplicidade de utilização e ganho de produtividade

Os Wikis são fáceis de instalar e seu aprendizado é bem rápido. Todos trabalham em um único documento. Isso evita idas e vindas de arquivos por e-mail e permite reunir conhecimentos sobre um suporte comum a todos, corrigível e que pode ser organizado por todos. Um histórico das alterações ajudará a consultar as versões anteriores de cada documento alterado. Graças ao motor de busca integrado, seus funcionários serão mais eficazes, já que perderão menos tempo na busca de informações. Depois de uma ausência prolongada, você estará imediatamente a par das principais mudanças e da evolução dos projetos. Ao contrário dos blogs ou comentários que tendem a se acumular, sem nenhuma estrutura real, o Wiki é estruturado e atualizado regularmente e as informações obsoletas são eliminadas.


O Wiki também reúne, virtualmente, em um projeto comum, todos os funcionários que trabalham à distância, uns dos outros ou, em teletrabalho. Mas atenção, para que o Wiki se torne uma ferramenta eficaz e útil para a empresa, a sua utilização exige organização, autodisciplina e, principalmente, a participação de todos. Cada usuário deve consultar regularmente o Wiki para ver o andamento dos projetos e enriquecê-lo, a fim de ser um ator do projeto, juntamente com seus colaboradores.

Principais funcionalidades do Wikis

Interface: a interface dos Wikis é muito intuitiva. A sua página inicial reúne todos os temas tratados e uma lista de páginas atualizadas para acompanhar a evolução do Wiki e o acesso direto às últimas modificações.
Editor: as páginas são criadas e editadas com um editor de texto. Como em um software do tipo do Word, é possível formatar o seu texto (negrito, itálico, sublinhado, tamanho e seleção de fonte). Também é possível adicionar imagens, tabelas, listas, links para outras páginas do Wiki e anexar documentos para enriquecer a sua página. Antes de baixar a página, você pode visualiza-la.
Histórico: toda vez que uma página é criada ou alterada, ela é listada no histórico com a data e o nome do autor.
Direitos de acesso: certos Wikis propõem um sistema de gestão dos direitos de acesso, que definem quem tem acesso àquela página e qual ação o usuário está autorizado a efetuar (editar, comentar ou ler).
Busca: um motor de busca ajuda a encontrar rapidamente uma informação, uma página ou uma alteração. A triagem é feita por data de criação, autor, título, data de modificação, etc.

Como otimizar o funcionamento do Wiki na empresa

Formação: é indispensável formar os futuros usuários e definir o interesse do Wiki, para motivar os funcionários a adotarem esta ferramenta de trabalho.
Inicialização: depois de sua instalação, preparar a inicialização do seu Wiki, ou seja, inserir imediatamente os conteúdos e as chamadas de contribuição. Estruturar o Wiki por categorias.
Animação: animar continuamente o Wiki para incentivar a participação dos seus funcionários, verificando as páginas e as modificações feitas online.
Gestão do conteúdo: estruturar bem o conteúdo do Wiki para evitar um crescimento descontrolado. Organizar o conteúdo regularmente, criando novas categorias, classificando, misturando e eliminando páginas ou itens obsoletos.

Qual é lugar do Wiki na estratégia da empresa

Exceto em casos especiais, é melhor usar o Wiki internamente, dentro de sua empresa. Na verdade, se você fizer do seu Wiki a sua vitrine, qualquer um poderá modificar o seu conteúdo, assim, você corre o risco de ser vítima de vandalismo (da parte de clientes insatisfeitos, concorrentes desleais, etc.), que pode prejudicar a sua imagem.


Então é melhor usar o Wiki como um meio de comunicação e de trabalho com seus funcionários e optar por um blog, no qual você controlará todo o conteúdo que apresentará sua empresa e sua evolução para o mundo exterior.
Foto: © Shutterstock.com

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Artigo original publicado por . Tradução feita por pintuda. Última modificação: 1 de novembro de 2016 às 12:37 por pintuda.
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