Lista seletiva com entrada semi-automática para o EXCEL

Dezembro 2016

Este é um procedimento que requer muito trabalho e que, em uma primeira vez, não é muito fácil de entender e aplicar. Para tornar esta dica mais fácil de ser aplicada, vamos usar as planilhas e as fórmulas nomeadas, já que elas são independentes da estrutura do fichário. Para ilustrar, vamos tomar como exemplo, a entrada dos departamentos franceses, dos cantões suíços ou das províncias canadenses.

A lista será colocada em uma coluna para os nomes usados, mas, é claro, que você poderá adicionar outras colunas para o número do departamento ou outra coisa. Você também poderá criar uma linha com o título de identificação dos dados, mas ela não é útil para o uso.

Para identificar o primeiro valor da lista, nós lhe daremos um nome. Para isso, selecionaremos a primeira célula da lista. Depois, na área dos Nomes, digitaremos o nome d_nomes e validaremos com a tecla Entre:


Para identificar a coluna da lista, nós lhe daremos um nome. Nós selecionaremos a coluna inteira (neste exemplo, clicar no B). Depois, na área dos nomes, digitaremos o nome c_noms e validaremos com a tecla Entre:


A lista deve ser classificada se não o uso não funcionará direito. Assim sendo, ela não pode ser assim:

04 Alpes-Marítimos
05 Alpes-da-Alta-Província
06 Altos Alpes

Mas

04 Altos Alpes
05- Alpes-da-Alta-Província
06 Alpes-Marítimos

Vamos criar uma determinada fórmula, para delimitar a área informada da lista, que poderá a seguir, aumentar e evoluir, sem problemas. Nós usaremos o menu Inserir ,Nome e Definir.Na janela que se abre, digitaremos:o nome da fórmula l_nome na área Nomes no fichário. A fórmula
= DESLOC (d_noms, 0, 0; COUNTA(c_noms) -1, 1)
na área Se refere à::


Nós clicaremos em Adicionar para confirmar a nomeação. Nós clicaremos em OK para fechar a janela.

Nossa estrutura de lista foi criada, agora poderemos usá-la em qualquer planilha do fichário. Nós selecionaremos o grupo de células onde queremos usar uma coluna, eventualmente. Usaremos o menu Dados e Validação e, na janela da guia, Opções: nós escolheremos Lista na área Autorizar. Nós digitaremos = l_noms na área Fonte:


Para facilitar a escolha do usuário, podemos adicionar informações:

Um título e uma mensagem na guia "Mensagem de entrada"
Um título e uma mensagem na guia "Alerta de erro" com o nível de bloqueio.
Nós clicaremos em "OK" para confirmar e sair da janela.

Agora, podemos clicar na seta e escolher o nosso título.

Para as províncias e territórios canadenses, assim como os cantões suíços, não haverá problemas. Em compensação, para digitar o Yonne nos departamentos franceses, teremos que criar uma lista consequente.

Quando a lista é longa, é melhor dividi-la em pedaços, digitando o início do nome desejado. Para isso, vamos retomar o menu de validação. Na guia Alerta de erro, vamos desmarcar Quando os dados...

Em Opções, na área Fonte: vamos entrar a seguinte fórmula:
 = IF (A1 <>""; OFFSET (d_nomes, CORRESP (A1 &"*"; l_nomes; 0) -1; SUM ((MID (l_nomes, 1, LEN (A1)) = TEXTO (A1, "0")) * 1)); l_nomes)
, substituindo A1 pela identificação primeira célula selecionada (ou seja, a primeira célula com validação, por lista). Clicaremos em OK para confirmar e sair da janela. Agora se, antes de clicarmos na seta, digitarmos "t", apenas os nomes que começam com "T" aparecerão.

Quando a lista for grande, você pode digitar vários caracteres e, apenas os elementos da lista que começam pelo que você entrou, aparecerão. É claro que a lista dos nomes propostos pode ser alterada e você pode ter várias listas na mesma pasta. A utilização da nomenclatura é feita, principalmente, para facilitar a compreensão de uma técnica, que muitos acham difícil. Esperamos que faça bom uso dessa dica e, caso tenha dificuldades, avise-nos, para que possamos melhorar o texto.

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