As ferramentas colaborativas online para a empresa

Outubro 2017

O compartilhamento das informações e dos documentos profissionais são essenciais para a comunicação e a produtividade da empresa. Graças a certas ferramentas da internet, os colaboradores podem criar, compartilhar e modificar arquivos de trabalho (ex: Agenda, Word, Excel, etc.) em tempo real. Estas aplicações web são fáceis de usar e permitem melhorar a comunicação interna na empresa.


O que é uma ferramenta de trabalho colaborativo online

Uma ferramenta ou software colaborativo online permite compartilhar arquivos de trabalho entre os colaboradores de uma empresa. Os suportes compartilhados podem servir para diferentes tarefas:


A organização e o acompanhamento de um planejamento (a agenda compartilhada);
O acompanhamento orçamentário, organograma e compatibilidade (arquivos Excel);
A criação de formulários (sondagens e estudos de mercado);
Os comunicados internos, regulamento interno, anúncios (arquivos Word e PDF).

Porque utilizar ferramentas colaborativas online

As vantagens para a empresa são múltiplas:


Os arquivos online (agenda, documentos Word e Excel) são consultáveis e modificáveis a qualquer momento;
Vários usuários podem atualizar o mesmo arquivo, simultaneamente;
Os arquivos são consultáveis e alteráveis a partir de qualquer ponto internet (ex: em casa);
Graças a certas ferramentas online, é possível sincronizar os arquivos com os dispositivos móveis (ex: Blackberry, smartphone, tablets).

Confidencialidade e backup dos dados online

Nos websites de trabalho colaborativo, você escolhe os usuários que têm acesso aos arquivos compartilhados. Mas, por precaução, não se deve compartilhar dados sensíveis que dizem respeito à empresa (diretório de e-mails, dados bancários, etc.) e é recomendado salvar regularmente os arquivos compartilhados online em um suporte fixo (disco rígido, por exemplo).

Agendas colaborativas gratuitas na internet

Diversas ferramentas online permitem manter uma agenda atualizada. Elas têm funções similares às das agendas de papel, mas algumas delas propõem soluções que correspondem às necessidades específicas da empresa.

Google Agenda

Disponível na web e móvel, o Google Agenda é um dos aplicativos de produtividade ligado ao serviço de mensagens Gmail, ao lado de Google Docs, Google Drive (veja abaixo) e Google Plus. Ele permite criar agendas, compartilhá-las com os usuários de sua escolha, incluindo as pessoas que não usam o Google Agenda. Vários usuários podem visualizar e editar a mesma agenda.

Além da possibilidade de criar e descrever eventos, é possível configurar as notificações (lembretes) antes de cada evento, configurar os direitos dos usuários com quem a agenda é compartilhada (leitura e/ou alteração) e adicionar anexos a um evento (a partir do Google Drive ou baixando um arquivo no seu computador). E mais, é possível atribuir códigos de cores aos eventos e às diversas agendas de uma lista, para organizar melhor.

Conecte-se ao Google Agenda

Leia também a dica sobre o Google Agenda

O aplicativo Calendário no Outlook.com

O Outlook.com permite criar e compartilhar calendários com outros usuários, para organizar o trabalho em equipe. Você poderá especificar a data, a hora, o local, a duração e, se for o caso, a frequência de um evento e informar as pessoas de sua escolha, as quais serão notificadas por e-mail. Você também poderá assinar calendários criados por outros usuários. O módulo de calendário anexado ao Outlook.com também tem recursos de lembretes e notificações para cada evento futuro.


Conectar-se ao seu Calendário do Outlook.com

A Agenda do Yahoo Mail

A Agenda do Yahoo Mail oferece funcionalidades semelhantes às Agendas do Outlook.com ou do Google Agenda (criação, compartilhamento, exibição por dia, semana ou mês). É fácil adicionar a Agenda de um amigo e se inscrever em outras agendas. A agenda do Yahoo Mail destaca, principalmente, as tarefas de planejamento (ferramenta disponível na barra lateral, à direita), com atribuição de prioridades, como tarefa urgente, importante ou normal.


Se conectar à sua Agenda do Yahoo Mail

As ferramentas colaborativas do Google online

Google Drive

O Google lançou o Google Drive em maio de 2012. Verdadeiro concorrente do Dropbox ou Skydrive, o Google Drive é um aplicativo que permite armazenar documentos na nuvem e modifica-los (você e seus colaboradores). As mudanças são vistas em tempo real. Com o Google Drive, você pode armazenar todos os seus documentos online.

Para saber mais, leia esta dica para Descobrir e utilizar o Google Drive

Google Docs

Google Docs (veja nossa dica) são aplicativos conectados de burótica do Google, acessíveis pelo Google Drive, o armazenamento virtual do Google. Com eles, você pode criar e compartilhar vários tipos de documentos (Documento de texto, Apresentação, Planilha, formulário e desenho) e trabalhar em conjunto em tempo real.

Funcionamento e funcionalidades do Google Docs

Armazenamento e compartilhamento de documentos: você pode importar vários tipos de documentos no Google Drive a partir de seu computador (ex: fotos, documentos PDF, Power Point, Excel, Word, etc.). Você escolhe os usuários que podem acessar os documentos através do ícone Share (compartilhar). O compartilhamento pode ser feito com um único usuário, ou com um grupo de colaboradores. Você pode definir permissões de acesso para cada um, ou seja, modificação ou simples consulta.

Ferramentas de escritório: você pode criar documentos utilizando ferramentas integradas nos softwares tradicionais de escritório: Word, Excel e Power Point. Obviamente, estas ferramentas online têm funcionalidades mais limitadas do que a suíte do Microsoft Office. No entanto, eles podem executar inumeras tarefas. As três ferramentas principais são a Planilha (cálculo, planejamento, acompanhamento dos pedidos, orçamento, etc.), o Processamento de Texto (comunicação interna, colaboração em um projeto de escrita) e o Slide Show (apresentação de um produto, de uma pesquisa de mercado ou de uma atividade).

Outras funcionalidades do Google Docs

Depois de criar os documentos, você pode salvá-los em seu computador em diversos formatos, tipo XLS (Excel), DOC (Word), PPT (Power Point), assim como outras extensões, como ODT, ODS, RTF, CSV, PPT, etc. Outra característica interessante é que você pode salvar seus arquivos no formato PDF.

Como planejar o compartilhados dos documentos do Google na empresa

Nem todos os empregados precisam acessar os mesmos arquivos. Assim sendo, você deverá combinar os documentos acessíveis aos serviços ou pessoas interessadas. Estas poderão, então, colaborar em um projeto que lhes diz respeito, diretamente (ex: gestão de inventário). Se você pretende usar a plataforma colaborativa Google Docs, você deverá divulgar os Termos de Uso. Como os usuários podem compartilhar documentos com qualquer usuário com uma conta do Google, é importante respeitar um código de privacidade.

As ferramentas de produtividade online da Microsoft

SkyDrive: armazenar e compartilhar de documentos online

SkyDrive é o espaço de armazenamento de arquivos online da Microsoft, acessível a todos os usuários com uma conta da Microsoft, na web e através de vários aplicativos móveis (iPhone ou iPad, Android ou Windows Phone). Este disco rígido virtual permite armazenar gratuitamente (até 7 GB) todos os tipos de arquivos (fotos, vídeos e documentos) e compartilhar o acesso com outros usuários. Os arquivos podem ser classificados e organizados em pastas.


Se conectar ao SkyDrive (ele requer uma conta da Microsoft). Leia a nossa dica sobre o SkyDrive

Office Web Apps: colaborar online em documentos Word, Excel e PowerPoint

Office Web Apps são versões “lights” e conectadas dos softwares de escritório da suíte Office da Microsoft. Elas ajudam a criar e compartilhar documentos Word, Excel e apresentações Power Point pela internet. Cada usuário pode editar um documento e visualizar as alterações realizadas, em tempo real, por outras pessoas. Elas também integram a ferramenta de notas OneNote, que também está disponível em aplicativos móveis para criar e compartilhar anotações a partir do seu smartphone.


Se conectar aos Office Web Apps (ele requer uma conta da Microsoft).

Microsoft Office 365

Microsoft Office 365 designa as ofertas para comprar o Microsoft Office por assinatura mensal ou anual e aquelas que se destinam às pequenas e grandes empresas. Instalável em local (ex: no PC), o Office 365 da Microsoft propõe uma versão na nuvem completa, com seus aplicativos, para compartilhar e editar documentos com vários funcionários. Os funcionários podem acessar os documentos corporativos a partir de qualquer terminal.

Estão incluídos no Office 365 as versões de escritório do Word, Excel, PowerPoint, Outlook, OneNote, Access, Publisher e Lync, os Office Web Apps, o Exchange Online (serviços de mensagens da empresa), o Lync Online (videoconferência HD) e SharePoint Online.

Leia a nossa dica As ofertas para as empresas do Office 365

As plataformas de colaboração e redes sociais internas

Quando as necessidades da empresa vão além do compartilhamento de um documento online, pode ser necessário recorrer a soluções do tipo plataforma colaborativa, intranet ou rede social interna.

Em geral, estas soluções dão acesso a vários recursos, como o compartilhamento de documentos de trabalho online, a possibilidade de trabalhar em conjunto no mesmo documento, relé e compartilhamento de informações e notícias relacionadas com a vida da empresa, serviço interno de mensagens para os funcionários e/ou colaboradores externos, espaços de troca e fóruns, motor de busca para facilitar o acesso aos documentos, etc.

Os suportes apresentam várias vantagens para a empresa, pois eles podem ser utilizados eficazmente pelos funcionários, já acostumados com as redes sociais públicas. Eles se adaptam às necessidades dos trabalhadores e os recursos utilizados podem ser escolhidos de acordo com as mesmas. Eles podem ser acessados remotamente e remediar o problema de gestão de funcionários em movimento ou trabalhando por internet. Para concluir, o custo das plataformas colaborativas é adaptado à orçamentos mais restritos, de acordo com as ferramentas escolhidas.

TalkSpirit, Yammer, Slack ou Knowledge Plaza propõem esse tipo de solução. Para saber mais sobre como implementar um site intranet ou uma rede social na empresa, leia esta dica.
Publicado por ninha25. Última modificação: 18 de maio de 2016 às 15:44 por pintuda.
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