Como compartilhar uma agenda

Abril 2017

Com a Agenda compartilhada, os membros de sua empresa podem acessar, online, a agenda de todos os outros. A agenda compartilhada é atualizada em tempo real e, consequentemente, qualquer funcionário pode organizar seu tempo de trabalho em função do planning de seus colaboradores. Esta é uma ferramenta de gestão séria, mas você vai precisar aprender a utiliza-la para tirar o máximo de proveito de seus recursos.


Como organizar uma agenda

Organizar uma agenda significa ganhar tempo e produtividade, sem precisar consultar alguém ou enviar e-mails para saber sobre a disponibilidade de cada um.

O exemplos de utilização são muitos, você programa as reuniões na agenda de seus colaboradores, em harmonia com seus plannings; seu assistente marca um compromisso em sua ausência, sem risco de erro ou de ação repetida; um colaborador pode substituir você, tendo à sua disposição todas as informações relativas ao compromisso; os profissionais que devem viajar têm acesso regular à agenda, atualizada em tempo real, com uma simples conexão internet; como chefe de empresa, você poderá ter uma visão global da atividade de sua empresa e do horário de seus empregados.

Como funciona a agenda compartilhada

O acesso à agenda compartilhada é protegido por uma senha. Seus colaboradores podem acessar as informações, apenas para consultar ou digitar eventos e compromissos.

Como administrador da agenda compartilhada, você pode adicionar e excluir pessoas, gerenciar os direitos de acesso (acesso completo ou simples consulta). A publicação online das informações na agenda compartilhada pode ser feita segundo diversos critérios, como datas ou duração, a natureza do acontecimento (profissional ou privado), a disponibilidade (ausente, disponível ou ocupado), a periodicidade do evento e a importância do evento.

A agenda compartilhada pode ser acessada em qualquer computador, assistente pessoal ou smartphone. Os horários podem ser salvos em agendas do tipo Outlook, importadas nos formatos Word, Excel e PDF ou impressas.

Como escolher uma solução de agenda compartilhada

Se você utiliza o Outlook ou o Outlook Express, é possível transferir sua agenda pessoal e os dados associados para a grande maioria das agendas compartilhadas. Se você utiliza o Lotus Note ou outros softwares de mensagens menos conhecidos, verifique a compatibilidade do software ou opte por um sistema que funcione no modo ASP, como o PartAgenda (em francês) e o Calendar (em espanhol e em inglês).

De acordo com suas viagens, verifique a compatibilidade com os PC de bolso e telefones GPRS. Quanto ao problema de compatibilidade em viagens, existem certas soluções de compartilhamento de agenda, como o OsaSync PRO

Como instalar a agenda compartilhada

Se sua agenda compartilhada não requer um computador servidor, basta instalar o software de compartilhamento de agenda em todos os computadores de sua rede e efetuar uma sincronização entre os PC pelo seu software de mensagens.

Se a sua agenda compartilhada requer um computador servidor, a instalação vai requerer competências em matéria de redes informáticas. Peça a um técnico de hardware de informática ou um prestador de serviço especializado, para efetuar a instalação.

Possibilidades e opções da agenda compartilhada

Ela pode fazer envios automáticos de e-mails que alertam sobre os acréscimos, alterações ou exclusões feitas na sua agenda compartilhada; fazer um planejamento automático dos eventos recorrentes; enviar notificações dos recursos materiais associados a cada evento (carros, salas, etc.); funcionar como um motor de busca integrado para buscar arquivos ou eventos futuros; imprimir os horários diários, semanais ou mensais; ocultar reuniões ou contatos pessoais e criar e eventos comuns em várias agendas.

Como adotar esta ferramenta de trabalho

O uso de uma agenda compartilhada não exige uma formação específica. Comparada com a interface de uma agenda tradicional, a de uma agenda compartilhada tem apenas alguns botões adicionais específicos, ou seja, botões para criar compromissos comuns com os outros usuários, enviar contatos ou informações referentes às tarefas a serem realizadas. Para usar a agenda compartilhada não precisa de treinamento, basta uma simples sensibilização para incentivar seus funcionários a escolherem esta ferramenta ao invés de uma agenda tradicional.

Outras ferramentas colaborativas na empresa

No mesmo espírito de compartilhamento de conhecimentos, de reações e eficácia, existem outras ferramentas de trabalho colaborativo para empresas:

O wiki na empresa
O Powerpoint compartilhado

Veja também

Artigo original publicado por . Tradução feita por ninha25. Última modificação: 29 de outubro de 2016 às 11:36 por pintuda.
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