Aproveite o verão para melhorar suas ferramentas de trabalho

Dezembro 2016



A baixa de atividade nas férias é uma boa oportunidade para se trabalhar melhor! É hora de programar períodos de trabalho para organizar, tranquilamente, as bases do seu trabalho, ver as prioridades, refletir sobre a sua eficácia e as ferramentas que te fazem ganhar tempo e produtividade. Um manual rápido de uma boa organização de verão, para voltar ao trabalho direito.


Organizar E-Mails e contatos

Filtrar


Antes de pensar em arquivamento, limpe as caixas de entrada e envie todos os e-mails desnecessários.
  • cartas de informação obsoletas,
  • trocas comuns,
  • alertas ultrapassados...


Em sua caixa de entrada, seja ela qual for, você pode ordenar os itens por remetentes, destinatários, datas e palavras-chave.
  • Identifique os remetentes de conteúdos desnecessários
  • Faça o inventário das suas pastas e projetos acabados
  • Organize
  • Jogue fora
  • Desinscreva-se de todos os newsletters e alertas, que você não lê.

Organizar


Após ter revisto os seus e-mails para remover os indesejados, você terá uma visão mais clara das novas pastas de classificação, que te serão mais úteis:
  • Disponha o resto dos e-mails em pastas de arquivo,
  • Crie regras automáticas, a fim de classificar, automaticamente, as mensagens recebidas.
  • Se for preciso, altere as regras existentes.


É inútil tentar classificar tudo com antecedência e esvaziar, completamente, a sua caixa de entrada: os "inclassificáveis" aparecem sempre! O seu objetivo é ganhar tempo: utilizar bem o recurso de busca é mais produtivo do que desperdiçar tempo, todos os dias, para classificar os seus e-mails.

Atualizar os contatos

  • Dar uma olhada, minuciosa, na sua agenda
  • Classifique em uma pasta específica, as pessoas com quem você não tem mais contato.
  • Interesse-se à lista dos seus contatos ativos, complete e atualize os seus arquivos, se necessário: verifique as "assinaturas" automáticas, cujas informações já foram alteradas, sem que você tenha percebido!

Arquivar


E-mails com anexos pesam, rapidamente, na memória e no desempenho do seu computador. O arquivamento é essencial! Os softwares mais populares, como o Outlook ou Mail, propõem uma função de arquivamento automático, que comprime os dados.

Você também pode gerenciar, manualmente, o seu arquivo, com o arraste e solte, a partir de sua caixa de entrada para as pastas que você criou. Depois então, salve esta pasta, duas vezes, em mídias removíveis.

Otimizar suas ferramentas de controle

Feeds RSS

  • Se você já tem o hábito de usar feeds RSS para acompanhar a atualidade dos sites de notícias e os blogs que te interessam, é hora de rever sua organização:
    • exclua os fluxos que se tornaram inúteis, aqueles que você não lê regularmente,
    • reorganize seus temas de classificação,
    • percorra os blogrolls e as listas dos links, com calma, para enriquecer o seu banco de informações.
  • Se você ainda não os utilizou, é hora de fazê-lo! Os feeds RSS te permitem exibir no mesmo lugar, sem ir aos outros endereços, as últimas notícias publicadas em seus sites favoritos.
    • Para começar, escolha o agregador de feeds que te convier
      • Google reader, universa, interface simples com sua conta e seus alertas Google reader tour
      • [ http://pt.wikipedia.org/wiki/Netvibes Netvibes], pioneiro, muito fácil de usar, também te ajuda a compartilhar o seu mundo.
      • outros aplicativos gratuitos, como o BlogLines, FeedAgent, FeedDemon, FeedReader também são simples e ergonômicos.
    • Depois de instalar o aplicativo, vá nos seus sites preferidos, importe os feeds e organize-os como quiser: você acaba de ganhar um tempo precioso no acesso às informações...

Favoritos e bookmarks


Seus favoritos estão classificados corretamente? Com certeza, você adicionou um monte de endereços por memória, durante a sua navegação, sem ter tempo para otimizar o seu ranking.

Está na hora de dar uma olhada minuciosa:
  • Delete aqueles que correspondiam à uma necessidade específica e não servem mais,
  • Crie novas pastas,
  • Adicione os sites de referência que servem de atalho na sua barra de navegação...


A web economiza ainda mais tempo, quando pensa, de maneira inteligente, na sua navegação pessoal, e que cria seus próprios atalhos.

Você já testou os serviços do bookmarking social? Graças a eles, os seus favoritos tornam-se consultáveis, a partir de qualquer computador, e compartilháveis com os seus colegas e amigos. É perfeito para a organização de um controle coletivo sobre temas e serviços que se relacionam com a atividade da empresa, ou compartilhamento, com os colegas, dos seus endereços pessoais.

Aproveite o verão para fazer a limpeza, ou para criar sua conta e sua classificação. Entre os serviços já existentes, Diigo, Delicious e Digg, são os mais conhecidos.

Limpar o seu computador

Arquivar os arquivos em mídias externas


Você certamente não utiliza mais, regularmente, todos os arquivos presentes em seu disco rígido. Pense em todos aqueles, sobretudo os conteúdos multimídia (fotos, vídeos), muito pesados, que você pode salvar em uma mídia externa e ver, sempre que quiser. Você ganhará muito espaço, com certeza!

Esta é uma oportunidade para reorganizar todos os seus documentos, suas pastas, jogar fora, filtrar, arquivar, repensar nos atalhos da área de trabalho e barras de ferramentas, que permitem acesso rápido aos documentos mais usados.

Atualizar os seus softwares executar todas as atualizações do sistema


As últimas versões são as mais eficazes e mutuamente compatíveis, você vai economizar um tempo valioso ao instalá-las: nada consome mais tempo do que ter que fazer uma atualização para visualizar um arquivo em particular, em caso de emergência. Cuidado, programe essa tarefa periodicamente, por que atualizações regulares são essenciais aos softwares de segurança e antivírus!

Liberar, manualmente, o espaço do seu disco

  • Comece apagando quaisquer traços de sua navegação na web, cookies, histórico e arquivos temporários, a partir da função específica do seu navegador.
  • Em seguida, vá para as pastas dos arquivos baixados da web, para salvar e classificar os úteis, e excluir os outros.
  • No PC, você também pode esvaziar o diretório inteiro C:\Documents and Settings\user\Local Settings\Temp.
  • Depois, verifique os softwares instalados no seu computador: desinstale todos aqueles que você não tem usado, se você puder reinstalá-los facilmente. Eles oneram, desnecessariamente, o desempenho do seu computador!
  • Para terminar, esvazie o lixo.

Liberar espaço graças aos softwares de otimização


Há muitos softwares gratuitos, para os PCs, que automatizam estas tarefas, ou as aprofundam um pouco mais.
  • Ccleaner e Glary Utilities são muito acessíveis
  • Disk Defrag também pode desfragmentar o seu disco rígido; ele é destinado aos usuários mais experientes.
  • Para o Mac, menos sujeito à perda de desempenho, podemos recomendar Onyx, que automatiza as tarefas de remoção de arquivos desnecessários.

Também limpar o interior das máquinas


Os computadores são ninhos de poeira e germes: se sujando, eles podem perder o seu desempenho. Porém, é necessário ter mão leve durante a limpeza, para evitar danos aos componentes, minúsculos e frágeis.
  • Vire o seu teclado para deixar cair as migalhas e a poeira.
  • Em seguida, passe o aspirador, ou use um spray especial, para se livrar das últimas partículas.
  • Termine a limpeza do teclado e da tela com um lenço umedecido ou um pano úmido.
  • Se você tem um computador fixo, você pode abri-lo, cuidadosamente, para aspirar ou soprar a poeira que está localizada no interior, principalmente no ventilador: isto pode limitar "o superaquecimento" e prolongar a vida do seu computador.
  • Se você tem um mouse com "roleta" e não óptico, pense em desmontá-lo para remover a sujeira de dentro: isto pode melhorar a qualidade do seu trabalho!

Veja também

Artigo original publicado por . Tradução feita por pintuda. Última modificação: 22 de julho de 2010 às 20:46 por pintuda.
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