Escolher um serviço de compartilhamento de documentos online
Os serviços de compartilhamento de documentos online tornaram-se ferramentas essenciais para empresas e profissionais independentes. Tratando-se de ferramentas de divulgação de documentos para marketing ou para tratar de sua e-reputação, ou tratando-se de ferramentas de produtividade em modo colaborativo para uso interno, elas ocupam um lugar de destaque nesta era de mobilidade e da explosão das redes sociais. Foco sobre as características e vantagens destas ferramentas, com uma seleção das melhores.
Utilidade das plataformas de compartilhamento de documentos
E-vigília, e-reputação, e-commerce e marketing
Para as empresas e/ou profissionais especialistas em seus campos, que pretendem tratar suas marcas online, uma plataforma para compartilhamento de conteúdos online pode ser usada para divulgar apresentações e diaporamas (ex: tipo Power Point) sobre um tema de suas especializações, publicar uma ata e/ou minutas de um seminário, workshop, mesa-redonda, conferência, etc, publicar uma pasta de imprensa, um resumo sobre um novo produto e/ou serviços, publicar um benchmark, publicar folhetos e/ou catálogos, divulgar os conteúdos pedagógicos do tipo livre branco ou artigos de ângulo (ex: "10 Dicas para"), publicar a cobertura e os trechos de um trabalho digital pago (ex: um e-book para a venda em outras plataformas), otimizar o seu SEO nos motores de busca (palavras-chave) e sua presença em redes sociais (networking profissional), promver seus trabalhos graças aos votos da comunidade de leitores com acesso aos documentos na plataforma, fazer um monitoramento setorial, competitiva e de documentos (últimos estudos publicados) e, para os candidatos a emprego, publicar o seu currículo.
Trabalho cooperativo
Algumas plataformas online propõem uma alternativa às suítes de escritório no cloud, como o Google Docs ou o Office Web Apps, com funções de edição simplificadas, adaptadas a trabalhos precisos. Elas são concebidas para pequenos grupos que trabalham com certos documentos, incluindo em viagens. Essas plataformas oferecem ferramentas de conversão automática que permitem a leitura de documentos online, além de disporem de ferramentas de edição simplificada (ex: anotação). São plataformas dedicadas à comunicação interna.
Que plataformas de compartilhamento de documentos online escolher
Para o e-vigília, o e-reputação, marketing e o e-commerce
Scribd e Slideshare são as duas plataformas de compartilhamento de documentos mais populares da Internet. Ambos oferecem a possibilidade de exportar documentos armazenados em blogs e principais redes sociais, para facilitar a sua recomendação e garantir a sua visibilidade.
Scribd: Esta plataforma reúne, a cada mês, 60 milhões de leitores (principalmente anglofones), e dezenas de milhões de documentos. Ela suporta os seguintes documentos: </bold>PDF, MS Word (DOC, DOCX), PowerPoint (PPT, PPS, PPTX), Excel (XLS, XLSX), PostScript (PS). A suíte OpenOffice: document de texto (ODTS, XW), documentos de apresentação (ODP, SXI), Spreadsheet (ODS, SXD). Plain text (TXT), Rich Text Format (RTF). As principais vantagens da plataforma Scribd oferece um leitor multiplataformas (iPaper), que suporta diversos recursos (zoom, pesquisa de texto, uso da impressora). Ela suporta o HTML5, o que garante a sustentabilidade do serviço. O seu funcionamento é comunitário, onde os votos são atribuídos aos documentos mais interessantes, cuja visibilidade evolui progressivamente. Ela integra o Facebook e o Twitter (compartilhamento automático de documentos). Além disso, o Scribd propõe a ScribStore que é uma loja digital para os editores que desejam divulgar os conteúdos digitais pagos. Os documentos podem ser compartilhados em várias plataformas móveis, incluindo o iPhone, Android, Windows Mobile, BlackBerry, Palm, etc.
Slideshare: Este serviço de compartilhamento de apresentações profissionais online tem cerca de 12 milhões de visitantes, por mês. Os documentos suportados são PPT, PPS, PPTX, ODP, PDF, DOC, DOCX, ODT, as páginas iWork e Keynote. As principais vantagens desta plataforma propõe vários serviços pagos (assinatura mensal) com acesso às ferramentas de análise estatística sobre seus documentos baixados, maior integração com o LinkedIn e downloads ilimitados de documentos. Ele pode incluir vídeos, hospedados no YouTube, nas apresentações. Assim como o Scribd, as apresentações podem ser configuradas para um acesso privado. A plataforma é compatível com os principais smartphones (iPhone, iPad, Android, etc) e
tem uma ferramenta de áudio e de vídeoconferência gratuita chamada Zipcast.
Calameo: Ao contrário dos dois anteriores, o Calameo é uma plataforma de divulgação de conteúdos com elementos de multimídia. Ela permite converter todos os tipos de documentos buróticos (PDF, MS Office, OpenOffice, StarOffice) em publicações digitais interativas (incluindo som, imagem e vídeo), para produzir apresentações com qualidade profissional. Também podemos citar várias plataformas com funcionalidades parecidas com as três anteriores:
Docstoc: Uma plataforma de armazenamento e compartilhamento de documentos digitais voltada para o mundo profissional (documentos jurídicos, econômicos, educativos e fiscais).
Edocr: Uma plataforma de difusão dedicada a documentos profissionais (folhetos, estudos de caso, comunicados de imprensa e artigos) que propõe uma distribuição de mais de 300 canais de difusão afiliados (incluindo o Twitter e o Facebook), com vários tipos de serviços para profissionais.
Evadoc: Site gratuito de compartilhamento e leitura de documentos criado em 2009, que reúne e-books, manuais, apresentações, relatórios, publicações de negócios, etc.
Para o trabalho colaborativo
Estes serviços online permitem baixar, ler e editar diferentes tipos de documentos de texto (Word, PDF) e imagens entre vários usuários, simultaneamente. Eles oferecem uma alternativa a serviços como o Google Docs ou o Office Web Apps da Microsoft, que requerem inscrição prévia. Eles funcionam muito bem em uma base colaborativa efêmera:
Titanpad: Um editor de texto online bem simples, que permite convidar colegas para criar um ou mais documentos. Os documentos podem ser importados ou exportados em vários formatos (Word, OpenDocument, PDF, etc). Podemos citar o Typewith na mesma categoria.
Crocodoc: Este serviço colaborativo permite que vários usuários armazenem, façam anotações e co-editem, online, vários tipos de documentos (PDF, Word, imagens e apresentações PowePoint). O compartilhamento é feito através do envio de um URL comum ou de um convite por e-mail. A edição dos documentos é minimalista (anotações, destaque e desenho).
Showdocument: Entre as muitas funcionalidades em modo "hospedado" (whiteboard, áudio e vídeo), este serviço web propõe, gratuitamente, a edição de documentos online (PDF, Word, PowerPoint, imagens, vídeos, etc) em modo colaborativo (convite por e-mail ou através de um URL único).
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