Como gerenciar um espaço de coworking

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Os espaços de coworking ou escritórios compartilhados proporcionam um verdadeiro conforto aos trabalhadores não fixos, desde que ofereçam serviços de qualidade, bem organizados e seguros. Para isso, existem várias soluções para gerentes de espaços de coworking, além de boas práticas a serem adotadas.


Quais são os objetivos e pré-requisitos do coworking

O uso de ferramentas de gerenciamento específicas para espaços de coworking tem vários objetivos, entre os quais:

Oferecer um espaço de trabalho confortável, adaptado às necessidades de todos;
Garantir a segurança dos escritórios e equipamentos;
Permitir que os trabalhadores reservem facilmente seus escritórios;
Comunicar sobre os serviços e notícias, mas também entre os membros;
Atrair novos colegas de trabalho.


Antes de decidir quais soluções de gerenciamento implementar em um espaço de coworking, você deve avaliar os objetivos a serem alcançados: orçamento alocado, recursos humanos, número de salas e escritórios disponíveis e equipamentos e ferramentas de comunicação existentes.

O acesso à Internet

O acesso à Internet é uma das prioridades dos trabalhadores que vão para um espaço de coworking. Seja qual for a tecnologia utilizada (ADSL ou fibra ótica), é aconselhável fornecer vários pontos de acesso:

Rede Wi-Fi segura reservada para membros e pessoas que usam o espaço;
Cabos Ethernet e, se necessário, um ou mais switches para se beneficiar de uma conexão com fio em cada escritório ou cada espaço.

Reserva e cobrança

Para automatizar e simplificar as reservas de escritórios e/ou salas, você pode usar uma solução de gerenciamento de espaço de coworking. No que diz respeito aos trabalhadores, uma plataforma específica permite visualizar os escritórios disponíveis, conhecer os preços e interagir com os outros colegas de trabalho.

Quanto ao gerente, esse tipo de solução reúne as tarefas administrativas no mesmo local e oferece diversos recursos: personalização da plataforma nas cores do local, estatísticas da atividade rastreamento de conexões à Internet, pagamentos seguros, transmissão de notícias, rede social interna etc. Além de economizar tempo, usar uma plataforma ajuda a economizar papel.

Alguns exemplos de plataformas de gerenciamento de espaço de coworking:

Cobot;
Workinhub;
OpenSEV;
MKcoworking.

Regras de procedimento

Os gerentes de espaços de coworking podem proporcionar aos seus membros uma convenção e/ou regras de procedimento, como em uma empresa. O objetivo é introduzir regras para garantir o conforto dos trabalhadores e evitar comprometer sua concentração, principalmente em um espaço aberto: conversas telefônicas, videoconferências, disponibilidade de coworkers etc. Para escrever a convenção ou o regulamento, não hesite em entrar em contato com a comunidade de trabalhadores, disponibilizando um documento compartilhado na nuvem.

Também existem ferramentas para indicar que um trabalhador está ocupado: o dispositivo Luxafor, para se conectar à porta USB, exibe uma luz de cor de acordo com a atividade do colega de trabalho.

A segurança dos escritórios

A segurança do espaço de coworking é outro elemento importante, especialmente se os trabalhadores tiverem a opção de deixar seus equipamentos de informática em seu escritório.

Além das regras do procedimento e das regras de procedimento, é aconselhável usar meios específicos para proteger as salas de reuniões e escritórios: um alarme, armários com código ou cadeado, chaves para cada espaço, um sistema de crachá ou um dispositivo de código vinculado a um aplicativo móvel, como o Kisi. Na mesma linha, os gerentes de espaços de coworking podem determinar os horários de abertura e encerramento dos espaços, fixos ou não, dependendo das necessidades dos trabalhadores.

Informação dos membros e comunicação

Ter um site é uma obrigação para um espaço de coworking, para se comunicar sobre os preços e os serviços disponíveis. Também é aconselhável animar um blog para promover as atividades do lugar e vincular o site à plataforma de reserva.

Paralelamente ao blog, o envio regular de uma newsletter é uma boa maneira de divulgar notícias. Uma página do Facebook e do LinkedIn também são úteis para dar mais visibilidade ao espaço de coworking para pessoas de fora. Para os trabalhadores, um grupo fechado no Facebook e/ou um espaço de conversas dedicado na plataforma de reserva são mais interessantes.

Saiba mais

Como funciona um espaço de coworking.

Foto: © Pixabay.
Jean-François Pillou

Jean-François Pillou - Fundador do CCM
Mais conhecido como Jeff, Jean-François Pillou é o fundador do CommentCaMarche.net. Ele também é CEO do CCM Benchmark e diretor digital do Grupo Figaro.

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