Mesclagem e mala direta com o Word

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A mala direta permite ligar um documento principal e uma fonte de dados, gerando assim tantas cópias do documento principal quantos dados existem na fonte de dados. A mala direta é feita através da mesclagem do documento principal e da fonte de dados.
A fonte de dados contém informações (ou dados) que correspondem aos campos de fusão. O conteúdo desses campos varia em cada cópia do documento principal.
O documento principal contém os campos de mesclagem e os elementos que continuam iguais em cada cópia gerada (textos, gráficos, tabelas, etc).

Fonte de dados

É um banco de dados. Ela se compõe de vários campos (ex: título, nome, sobrenome, etc). Cada registro ou ficha do banco de dados reúne informações sobre uma mesma entidade.
Os dados de uma mala direta vêm de várias fontes:
  • Um documento Word desenvolvido como um banco de dados
  • Uma planilha Excel desenvolvida como um banco de dados
  • Um banco de dados Access
  • Um arquivo de dados de texto delimitado por tabulações ou por ponto e vírgula

Documento principal

Este documento contém:
  • Os elementos que continuaram iguais em cada cópia gerada
  • Os campos de mesclagem. Ele corresponde aos nomes dos campos da fonte de dados à qual o documento principal está ligado


O documento principal é apresentado sob diversas formas:
  • Uma carta padrão
  • Um e-mail
  • Uma folha de etiquetas
  • Um envelope
  • Um diretório

Procedimento

A ligação

Este procedimento combina um documento principal e uma fonte de dados.
O comando "Ferramentas/Cartas e correspondências" permite estabelecer esta ligação.

A mesclagem

Durante a mesclagem, é criada uma cópia do documento principal para cada registro da fonte de dados.

Assim, teremos três documentos: o documento principal, o banco de dados e o resultado.

A apresentação

O comando "Ferramentas/Cartas e correspondências/Mala Direta" abre uma aba à direita da tela: é o assistente, que contém 6 etapas.
O comando "Ferramentas/Cartas e correspondências/Mostrar barra de ferramentas `Mala Direta'" deve estar ativo.
Jean-François Pillou

Jean-François Pillou - Fundador do CCM
Mais conhecido como Jeff, Jean-François Pillou é o fundador do CommentCaMarche.net. Ele também é CEO do CCM Benchmark e diretor digital do Grupo Figaro.

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