Criar, compartilhar e armazenar seus documentos

Dezembro 2016

Dois programas estão ficando cada vez mais conhecidos na Internet em tudo que diz respeito à gestão de documentos. Trata-se do Evernote e do Dropbox que são, ao mesmo temo, softwares clientes a serem instalados e serviços web disponíveis online. Esquematicamente, o Dropbox é usado, principalmente, para o arquivamento e a sincronização de seus documentos entre os diversos terminais (computadores, smartphones, tablets, etc). Ele é uma solução de armazenamento online, disponível gratuitamente, mas você não pode ultrapassar 2 GB de dados. Já o Evernote é um programa para fazer anotações em qualquer lugar e em qualquer suporte (a partir do seu smartphone, tablet, ou PC). Ele lida com formatos de áudio, imagens, textos (mas não vídeos, exceto o fluxo de uma webcam) que você pode incluir em suas notas. Você também pode compartilhar suas anotações com seus contatos ou através das redes sociais.


Vamos ver em que essas ferramentas podem nos ajudar e, como usá-las:

Dropbox

Muito fácil de usar, o Dropbox requer a instalação de um software cliente que pode ser baixado no seu site oficial. Este cliente é compatível com o Windows, Mac, Linux e dispositivos móveis com iOS (iPad e iPhone), Android e Blackberry. Uma vez instalado, o cliente vai pedir para você criar uma conta online te identificando no sistema Dropbox. Seu nome de usuário será o seu endereço de e-mail principal. Depois de criada, a conta dá acesso à interface online e a sua pasta pessoal, acessível em seu computador. Vejamos esses dois aspectos.

Sua pasta pessoal

Quando sua conta é criada, o Dropbox associa a sua conta ao computador no qual você instalou o software. No seu computador, uma pasta especial Dropbox é criada, por padrão, em
Desktop/Nome do usuário/Dropbox/
. Nesta pasta, poderemos colocar todos os documentos que quisermos salvar e compartilhar com as diversas máquinas. A pasta parece com uma pasta normal, exceto que os dados armazenados nela são salvos online em sua conta Dropbox.

Observação: ao salvar um documento importante (ex: um vídeo), um pequeno ícone azul aparecerá ao lado de sua pasta. Isto indica que o documento está sendo colocado online e sincronizado com servidores do Dropbox. Quando o ícone ficar verde, é porque que o arquivo foi salvo corretamente em sua conta do Dropbox e poderá ser usado:



Saiba também, que um pequeno programa se instalará no seu computador na barra de tarefas, dando-lhe acesso a algumas opções rápidas. A partir deste atalho, você poderá acessar a sua pasta Dropbox, colocada no seu computador, a sua conta online, ou seja, as pastas adicionadas ou alteradas, e as preferências do software:






Preferências Avançadas:



No menu Preferências, você pode escolher a localização da pasta Dropbox no computador, mudar o idioma, definir a largura de banda dada ao Dropbox para colocar online e baixar arquivos salvos em sua conta, gerir notificações do software e adicionar proxies, caso você o utilize profissionalmente.

A interface online

Esta é a parte mais importante do Dropbox, já que a partir da interface online podemos realmente nos organizar e realizar todas as tarefas mais interessantes. Comecemos com os documentos colocados em sua conta. Basta passar o mouse sobre uma pasta ou um arquivo específico para ver uma seta aparecer à direita do mesmo. Clique nesta seta para ver um menu que permite que você baixe o arquivo em outro computador, nomeie-o, mova ou exclua um arquivo ou pasta, e administre os direitos de um documento compartilhado:



Compartilhar um documento é relativamente fácil, basta clicar na opção adequada. Em seguida, o Dropbox pede para você adicionar os endereços de e-mail das pessoas com as quais você quer compartilhar essa pasta e/ou documento. Eles serão convidados a se cadastrar no Dropbox para acessar os seus arquivos. Outra vantagem da interface online é poder acompanhar todos os eventos relacionados a sua conta (adição de arquivo, arquivo renomeado, movido ou removido, criação de pastas, etc). Enfim, você pode ver na aba Compartilhamento todos os usuários que têm acesso a arquivos e documentos e, se necessário, remover-lhes ou adicionar-lhes certos privilégios. Concluindo, nas opções da conta (canto superior direito da opção de conexão), você poderá ver o espaço de armazenamento utilizado, as configurações de sua conta (ex: alterar sua senha) e os computadores e dispositivos móveis nos quais você instalou o Dropbox. E é aqui, também, que você poderá enviar convites Dropbox para seus amigos e colegas.

Evernote

O Evernote não funciona como o Dropbox. Sua finalidade também é armazenar documentos online, mas sob a forma de anotações. Você não salva seus arquivos tais quais, mas você cria notas, que são uma forma de você lembrar de coisas importantes e, para os mais criativos, realizar associações de ideias em torno de um tema particular. Para ser mais preciso, o Evernote é instalado como o Dropbox, sob a forma de um software cliente em seu computador e, através deste software cliente, você pode criar suas notas e adicionar o conteúdo que quiser. Como o Dropbox, suas notas serão hospedadas online em servidores do Evernote, possibilitando o acesso às notas, a qualquer momento e a partir de qualquer computador ou dispositivo móvel (smartphone ou tablet).

O software cliente Evernote

Bastante intuitivo, o software pode ser usado quase que imediatamente. Para crie uma nova nota, basta clicar no botão correspondente, no canto superior direito da barra de status do software, ao lado do botão Galeria. Um documento aparece à direita da sua tela, sob a forma de um editor de texto padrão. Você poderá escrever um texto, adicionar imagens, textos de uma página web ou um e-mail, simplesmente arrastando e soltando os elementos em questão, para a sua nota:




Você também poderá adicionar em uma nota um arquivo de áudio ou um anexo (que pode ser um arquivo), clicando no botão situado na extremidade direita, ao lado da inserção de tabelas. Além disso, também é possível inserir hyperlinks e vídeos da webcam em seu documentos (não um vídeo web, uma pena!). Para cada nota, você pode indicar o autor, a geolocalização no momento da anotação e adicionar uma etiqueta que indicará o tema principal da nota. Um pouco como o Dropbox, cada nota criada pode ser compartilhada com outros usuários. Aqui também será preciso dar um endereço de e-mail para que o Evernote envie o conteúdo correspondente, ou então, compartilhar essa nota nas redes sociais, como o Twitter ou o Facebook. Como você deve imaginar, como conta gratuita, você está limitado a 60 MB de documentos armazenados por mês, o que é relativamente pouco. Assim sendo, evite anexos nas notas, dê preferência a links e imagens:



Se você usa essa ferramenta regularmente, encontrar suas notas torna-se rapidamente uma dor de cabeça. Para não se perder, você deve usar o sistema de tags (etiquetas), ou a busca por atributos. A busca por atributos consiste em procurar os seus documentos por data de criação, data da última modificação, pelo tipo de documento disponível (imagem, vídeo, com anexo, etc) ou por origem (e-mail, página web, etc).

Evernote na Internet

No site Evernote você pode acessar a todas as suas ideias criadas a partir do seu dispositivo móvel ou computador. As opções são praticamente as mesmas, apesar da apresentação ser um pouco diferente. A vantagem a mais é que você pode acessar as configurações de sua conta para mudar o seu endereço, a sua senha, além de ver o estado do seu espaço de armazenamento. O custo para se mudar de um usuário padrão gratuito para um usuário Premium é de 5 dólares por mês. O limite passa então de 60 MB para 1 GB:



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