Comunicar na empresa com as ferramentas do Google

Novembro 2016

Para facilitar as trocas entre você, seus colaboradores e clientes, o Google coloca à disposição de sua empresa, duas ferramentas de comunicação importantes: o e-mail e a caixa de mensagens instantânea. Por que escolher essa ferramentas no âmbito de sua atividade profissional ? Onde encontra-las e como as utilizá-las para aumentar sua eficácia na empresa?


Por que utilizar, ou não, as ferramentas do Google

A principais vantagens das ferramentas do Google são a sua gratuidade e a sua interoperabilidade. Porém, as ferramentas Google não dispõem de muitas funcionalidades avançadas, pelo menos não tanto quanto àquelas de seus concorrentes. Porém, ao associar suas funções, elas se tornam mais diversificadas e bem interessantes. No entanto, o Google não é o único à propor este tipo de ferramenta de comunicação. Seus equivalentes concorrentes são:
Ferramentas Google --> Outras ferramentas
Gmail --> Yahoo Mail, Caramail, Hotmail
Google Talk --> Microsoft Live Messenger, Skype

Globalmente, estas ferramentas concorrentes dispõem das mesmas funcionalidades. Se você tiver uma delas, inútil mudar completamente para o Google, a não ser se uma das opções, detalhadas abaixo, lhe interessar particularmente. Sua utilização não requer nenhum conhecimento em especial e, se você precisar de ajuda, os pop-ups informativos e as guias de ajuda lhe ajudarão durante o processo.

Gmail: para enviar e reenviar e-mails

O Gmail é vantajoso para a empresa na medida em que é uma ferramenta de busca especializada do Google, para encontrar seus e-mails rapidamente. Ela também organiza seus e-mails por pasta, cores, estrelas, para marcar a importância de um e-mail ou lembrar que ele deve ser respondido o mais rápido possível. Ele tem um modo de exibição de mensagens que facilita o acompanhamento das conversas e as respostas de uma mensagem acompanham a mensagem inicial. Um número indica o número de e-mails respostas. Você também pode profissionalizar o seu endereço de e-mail, tipo, minhaempresa@minhaempresa.com em vez de minhaempresa@gmail.com.

Os atalhos de teclado aumentam a rapidez do processamento de seus e-mails. Ele possui um filtro AntiSpam para economizar tempo ao classificar seus e-mails, sobretudo na segunda-feira de manhã! Ele tem mais de 25 GB de capacidade de armazenamento e a possibilidade de criar tantos endereços Gmails quanto você quiser, além da possibilidade de enviar anexos de até 20 MB. Você também poderá centralizar as mensagens recebidas em suas outras contas de e-mail, ou seja, você não precisará mais se conectar às suas diversas contas para verificar a totalidade das mensagens recebidas. Se você estiver viajando, você poderá acessar sua conta Gmail a partir de seu smartphone pelo http://googlemail.com

Desvantagens do Google para a empresa

Se você enviar uma mesma mensagem para mais de 500 destinatários, você corre o risco de ter sua conta temporariamente desativada por causa dos spams. Verifique por exemplo o número de assinantes se você enviar a newsletter de sua empresa a partir de sua conta Gmail. Pela mesma razão, você não pode enviar mais de 500 e-mails por dia devido à presença de publicidade contextual.

Para abrir uma conta Gmail, conecte-se à página de inscrição do Gmail, informe suas coordenadas, escolha seu endereço Gmail e senha, e aceite os Termos de Uso. Depois de criar sua conta, conecte-se ao mail.google.com, para enviar e receber e-mails e gerenciar as opções citadas acima. Se você precisar de ajuda para usar seu Gmail, conecte-se à página de ajuda do Gmail.

Google Talk: conversas por mensagem instantânea

As funcionalidade do Google Talk na empresa são:
Mensagens instantâneas: para trocar curtas informações que precisam de uma resposta imediata. Ex: você pode fechar o documento conta08.xls, "ele está somente em leitura" ou "disponível para uma reunião em 5 minutos?".
Chamadas gratuitas de computador para: para isso, é preciso que seus interlocutores também possuam Google Talk e estejam conectados. É a solução econômica para suas chamadas ao estrangeiro, por exemplo.
Envio e recepção de mensagens vocais: sempre com a preocupação de eficácia e, no caso em que seu interlocutor não esteja conectado ao Google Talk, você pode optar por deixar uma mensagem de voz, mais rápida do que escrever um e-mail.
Notificação instantânea do Gmail: se você estiver conectado ao Google Talk, você pode ser alertado da recepção de um novo e-mail no seu Gmail.

Existem duas versões de Google Talk: a primeira precisa de um download. Depois de baixada, importe seus contatos Gmail ou adicione-os manualmente e defina seu perfil, ou seja, status, avatar, mensagem personalizada. O Google Talk faz parte do pacote de softwares Google Pack e pode ser baixado a partir da página do Google Pack. A segunda não necessita de download, ela é integrada ao seu Gmail (caixa de diálogo, à esquerda). Bem prático se você estiver viajando ou em um computador que não seja o seu.

Gmail + Google Talk: para aumentar as funcionalidades

Quando são utilizados juntos, sua compatibilidade oferece novas funções: a possibilidade de registrar e de classificar suas conversas no Google Talk em suas pastas do Gmail, na categoria “Todas as conversas”, a possibilidade de responder por e-mail à uma mensagem instantânea e vice-versa, economia de tempo ao importar contatos do Google Talk.

Google Drive

A partir de 2012, o Google desenvolveu Google Drive. Na mesma linha do Dropbox, o Google Drive é um aplicativo em download para computador e, se desejar, para seu smartphone rodando no Android. A versão iPhone não deverá tardar. O Google Drive é um espaço de armazenamento online. Você encontrará seus documentos criados com o “Google Documents”. A aplicação não é online, mas ela está disponível no desktop de seu computador.

Para saber mais, leia Descobrir e utilizar o Google Drive.

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