Com os serviços online atuais, as empresas podem usar ferramentas colaborativas com seus funcionários. O compartilhamento de documentos de trabalho, agendas e projetos propõem às empresas, de pequeno e médio porte, a economia de tempo e a eficácia das grandes estruturas. Mas esta nova organização requer uma reflexão, principalmente, quando a direção quer evitar o aplicativo Google. Na verdade, o gigante americano não é indispensável, então, quais são as alternativas para a empresa?
As ferramentas colaborativas respondem às necessidades de mobilidade dos funcionários, além de facilitarem o acesso aos dados e informações, backups frequentes e à sincronização. Muitas soluções oferecem este tipo de serviço para as empresas. Algumas são acessíveis online, outras são pagas e dedicadas apenas à empresa, e outras ainda, oferecem serviços mais amplos.
Com uma gama de ferramentas colaborativas online bastante ampla (documentos de trabalho compartilhados, endereços de e-mail, pacote de escritório, etc.), o aplicativo Google oferece uma solução que pode atrair pequenas e médias empresas. No entanto, vários pontos devem alertar os tomadores de decisões:
Os dados têm apenas uma proteção mínima padrão (conexão com uma senha);
A menos que seja colocada em prática uma solução personalizada ou que seja adotada uma versão mais cara do aplicativo, a solução Google para empresa não propõe um backup paralelo dos dados;
Em caso de inacessibilidade do Google ou perda de servidores de conexão, os documentos compartilhados não poderão ser usados pelos funcionários;
As alterações das ferramentas feitas pelo Google podem necessitar ajustes por parte dos funcionários e resultar em uma perda de eficácia;
Os dados não são hospedados em servidores pertencentes à empresa;
Em caso de perda ou roubo de dados, isso pode causar muitos problemas para a empresa.
Antes de implementar uma solução colaborativa, a empresa deve fazer várias perguntas, como: Qual a solução que melhor atende às necessidades dos trabalhadores e da empresa? Em que medida a solução garantirá a segurança e o backup dos dados? Os empregados poderão trabalhar sem acesso à Internet, ou com conexão limitada?
Portanto, a escolha de uma solução requer o respeito de vários critérios por parte da empresa, ou seja, o orçamento que representa a sua implementação e a sua manutenção, a capacidade em termos de volume e acessibilidade da solução e as diversas ferramentas de colaboração que ela propõe.
Várias ferramentas podem interessar os funcionários como parte do trabalho colaborativo, ou valorizar suas tarefas diárias, como a agenda comum, os arquivos (pacotes de escritório ou de dados), a sincronização de documentos e o “Instant Messaging” e/ou videoconferência.
Existem vários serviços colaborativos gratuitos que podem ser personalizados de acordo com as necessidades da empresa. Alguns deles também estão disponíveis em versão profissional, com garantias de segurança adicionais e mais espaço de armazenamento:
Armazenamento: DropBox, iCloud, Box, Wuala, OneDrive, etc.
Videoconferência: AnyMeeting, Join.me, etc.
Calendar Sharing: iCloud, etc.
As desvantagens para a empresa são a falta de segurança dos dados, o tamanho limitado do espaço de armazenamento e a necessidade de adaptação dos funcionários em relação às diversas ferramentas, para cada tarefa.
Trata-se de soluções all-in-one (tudo-em-um), como o aplicativo do Google. Este tipo de solução é proposto pelo Office 365, por exemplo. No caso do pacote de escritório da Microsoft, várias ferramentas são reunidas na proposta para as empresas, como o Exchange OneDrive, o Yammer, o SharePoint, etc.
A empresa também pode optar por um SaaS (Software como serviço). Muitas vezes, os aplicativos do modelo Saas superam as ferramentas colaborativas, pois também fornecem à empresa uma gestão do seu banco de dados, do seu diretório de clientes e até dos seus recursos humanos.
A empresa também pode optar por criar sua própria nuvem, sua própria hospedagem de dados ou através de um fornecedor de serviços. O acesso pode ser compartilhado com os funcionários. Esta é uma solução mais cara para a empresa, já que ela exige mais experiência especializada do departamento de TI.
As ferramentas colaborativas online para a empresa
Proteger os dados da sua empresa na nuvem
Organizar o teletrabalho com colaboradores no estrangeiro
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