Alternativas para o Google no trabalho cooperativo
Com os serviços online atuais, as empresas podem usar ferramentas colaborativas com seus funcionários. O compartilhamento de documentos de trabalho, agendas e projetos propõem às empresas, de pequeno e médio porte, a economia de tempo e a eficácia das grandes estruturas. Mas esta nova organização requer uma reflexão, principalmente, quando a direção quer evitar o aplicativo Google. Na verdade, o gigante americano não é indispensável, então, quais são as alternativas para a empresa?
O trabalho colaborativo e os desafios para a empresa
As ferramentas colaborativas respondem às necessidades de mobilidade dos funcionários, além de facilitarem o acesso aos dados e informações, backups frequentes e à sincronização. Muitas soluções oferecem este tipo de serviço para as empresas. Algumas são acessíveis online, outras são pagas e dedicadas apenas à empresa, e outras ainda, oferecem serviços mais amplos.
Com uma gama de ferramentas colaborativas online bastante ampla (documentos de trabalho compartilhados, endereços de e-mail, pacote de escritório, etc.), o aplicativo Google oferece uma solução que pode atrair pequenas e médias empresas. No entanto, vários pontos devem alertar os tomadores de decisões:
Os dados têm apenas uma proteção mínima padrão (conexão com uma senha);
A menos que seja colocada em prática uma solução personalizada ou que seja adotada uma versão mais cara do aplicativo, a solução Google para empresa não propõe um backup paralelo dos dados;
Em caso de inacessibilidade do Google ou perda de servidores de conexão, os documentos compartilhados não poderão ser usados pelos funcionários;
As alterações das ferramentas feitas pelo Google podem necessitar ajustes por parte dos funcionários e resultar em uma perda de eficácia;
Os dados não são hospedados em servidores pertencentes à empresa;
Em caso de perda ou roubo de dados, isso pode causar muitos problemas para a empresa.
Como escolher um trabalho colaborativo alternativo?
Antes de implementar uma solução colaborativa, a empresa deve fazer várias perguntas, como: Qual a solução que melhor atende às necessidades dos trabalhadores e da empresa? Em que medida a solução garantirá a segurança e o backup dos dados? Os empregados poderão trabalhar sem acesso à Internet, ou com conexão limitada?
Portanto, a escolha de uma solução requer o respeito de vários critérios por parte da empresa, ou seja, o orçamento que representa a sua implementação e a sua manutenção, a capacidade em termos de volume e acessibilidade da solução e as diversas ferramentas de colaboração que ela propõe.
Várias ferramentas podem interessar os funcionários como parte do trabalho colaborativo, ou valorizar suas tarefas diárias, como a agenda comum, os arquivos (pacotes de escritório ou de dados), a sincronização de documentos e o “Instant Messaging” e/ou videoconferência.
Soluções de trabalho corporativo alternativas para o Google
Serviços gratuitos e grande público
Existem vários serviços colaborativos gratuitos que podem ser personalizados de acordo com as necessidades da empresa. Alguns deles também estão disponíveis em versão profissional, com garantias de segurança adicionais e mais espaço de armazenamento:
Armazenamento: DropBox, iCloud, Box, Wuala, OneDrive, etc.
Videoconferência: AnyMeeting, Join.me, etc.
Calendar Sharing: iCloud, etc.
As desvantagens para a empresa são a falta de segurança dos dados, o tamanho limitado do espaço de armazenamento e a necessidade de adaptação dos funcionários em relação às diversas ferramentas, para cada tarefa.
Soluções unificadas de colaboração
Trata-se de soluções all-in-one (tudo-em-um), como o aplicativo do Google. Este tipo de solução é proposto pelo Office 365, por exemplo. No caso do pacote de escritório da Microsoft, várias ferramentas são reunidas na proposta para as empresas, como o Exchange OneDrive, o Yammer, o SharePoint, etc.
A empresa também pode optar por um SaaS (Software como serviço). Muitas vezes, os aplicativos do modelo Saas superam as ferramentas colaborativas, pois também fornecem à empresa uma gestão do seu banco de dados, do seu diretório de clientes e até dos seus recursos humanos.
Soluções particulares para a empresa
A empresa também pode optar por criar sua própria nuvem, sua própria hospedagem de dados ou através de um fornecedor de serviços. O acesso pode ser compartilhado com os funcionários. Esta é uma solução mais cara para a empresa, já que ela exige mais experiência especializada do departamento de TI.
Saiba mais
As ferramentas colaborativas online para a empresa
Proteger os dados da sua empresa na nuvem
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Imagem © Fotolia.com
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