Como criar uma lista suspensa no Excel

A criação de uma lista suspensa (drop-down) no Microsoft Excel é possível graças a um recurso chamado Validação de dados. Sua função é restringir os dados que podem ser inseridos em uma célula. Isso força os usuários a inserirem apenas valores de uma lista de entradas predeterminadas, o que reduz o risco de que um formulário seja preenchido com informações incorretas.

Esta ferramenta é útil em vários casos, desde o planejamento das férias dos funcionários de uma empresa até o controle das despesas corporativas e o gerenciamento de projetos, entre outros.


Criar um menu suspenso no Microsoft Excel

Para executar esta tarefa, você precisará de pelo menos duas folhas abertas no Excel: uma planilha de trabalho e uma planilha em branco.

A primeira coisa a ser feita é criar a lista. Ela pode ser de qualquer tamanho e incluir qualquer tipo de informação. Alguns dos itens mais comuns são Sim / Não (muitas vezes abreviados para S/N), valores numéricos e datas.

Para criar a sua lista, vá na coluna A da planilha em branco e digite os itens que você deseja incluir na sua lista suspensa. Os dados devem ficar em uma só coluna ou linha, sem intervalos. Em seguida, selecione-os clicando com o botão direito do mouse e depois em Definir nome. Na guia Nome, nomeie a sua lista (ex: Departamentos) e clique em OK. Este nome não pode conter espaços. Ele não aparecerá no menu, mas precisa ser definido para haja um vínculo com a lista.

Feito isso, vá para a sua planilha de trabalho e clique na célula (ou células) na qual deseja incluir sua lista suspensa. Na guia Dados, no grupo Ferramenta de dados, clique em Validação de dados:


Clique na aba Configurações e, na caixa Permitir, selecione a opção Lista:


Preencher o menu suspenso no Excel

No campo Fonte, na caixa de diálogo das Configurações, insira o sinal = (igual) acompanhado do nome que você definiu para a lista (ex: =Departamentos). Assinale a caixa Menu suspenso na célula. Se, no seu caso, não houver problema em deixar a célula vazia em alguns casos, marque também a opção Ignorar em branco:


Agora, a lista suspensa deve estar aparecendo ao lado das células selecionadas. Para testar a validação de dados, tente inserir dados válidos e inválidos nas células. Os dados válidos deverão ser registrados corretamente, enquanto os inválidos (informações não incluídas na lista) deverão retornar um alerta de erro.

Alerta de erro na lista suspensa do Excel

Você pode definir qual será o alerta de erro dado pelo sistema caso uma informação inválida seja inserida nas células com a lista suspensa. Para isso, volte à opção Validação de dados, clique na guia Alerta de Erro e marque a caixa Mostrar alerta de erro após a inserção de dados inválidos. Depois, na caixa de texto, digite a mensagem que será exibida:


Por fim, na guia Mensagem de Entrada, é possível adicionar um pequeno texto que explicará resumidamente o que deve ser preenchido nas células com a lista suspensa. Assinale a opção Mostrar mensagem de entrada ao selecionar célula e digite o texto na caixa Mensagem de entrada:


Foto: © Microsoft.
Artigo original publicado por ChristinaCCM. Tradução feita por pintuda. Última modificação: 9 de maio de 2018 às 10:01 por Pedro.CCM.
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