Organizar um seminário Web na empresa ("Webinar")
O termo Webinar designa um seminário organizado online. Com base no uso de ferramentas de videoconferência, pode satisfazer as necessidades de comunicação e treinamento para pequenas e médias empresas.
Visão geral das melhores práticas a serem seguidas para organizar com sucesso um Webinar e as ferramentas que podem ser usadas.
Os interesses do Webinar para a empresa
O termo Webinar é a contração das palavras web e seminário. Assim, é proposto um seminário on-line com base em ferramentas de videoconferência.
Para uma empresa, as implicações podem ser inúmeras:
- Organizar uma formação à distância evitando os custos de viagem,
- Mobilizar por um tempo preciso os assalariados,
- Atingir novas perspectivas com uma forma inovadora de comunicação ...
Os Webinar são baseadas principalmente nas ações de um ou mais funcionários dentro de um tema definido com antecedência.
- Treinamento de novos funcionários,
- Apresentação de uma ficha financeira,
- Proposta comercial com uma perspectiva,
- Convite de um parceiro para avaliar o progresso de um projeto ...
As videoconferências acontecem online em um momento específico, e um número de convidados. O número de participantes pode ser limitado ou determinado pela ferramenta de conferência utilizado online.
Boas práticas e organização
Os princípios do Webinar
Muitas ferramentas facilitam a organização de um Webinar na empresa. Algumas são pagas, outros são gratuitas. A maioria são entregues em modo SaaS e, portanto, acessíveis através de um navegador web.
As ferramentas disponíveis para os profissionais são inúmeras e podem se adaptar a vários constrangimentos. No entanto, para uma reunião virtual cumprir seus objetivos, algumas boas práticas devem ser respeitados.
Estabelecer objetivos Webinar
O Webinar pode ser oferecido para um público mais ou menos importante, sobre diversos temas. A primeira coisa a fazer é definir seus objetivos.
Isso ajuda a enquadrar as intervenções e do círculo de participantes.
Exemplo: uma reunião com o comitê diretor com alguns convidados não terá a mesma organização ou os mesmos objetivos que o treinamento de funcionários para o novo software.
Quanto mais o Webinar for especializado, mais a audiência será reduzida. Isto tem também uma incidência sobre o tempo da fala dado aos interventores, ou a possibilidade de liberdade de fala deixada aos participantes.
Organize o Webinar
Várias medidas podem ser seguidas para que a organização do Webinar seja a melhor possível.
- Convidar os participantes por e-mail e garantir que o convite tenha sido recebido,
- Verifique se a ferramenta utilizada para o Wbinar está disponível para os dos participantes,
- Defina a confidencialidade do evento, oferecendo uma entrada com um código de acesso, por exemplo,
- Definir os papéis dos que falam e dos ouvintes: o que os participantes vão falar durante o Webinar, e em que contexto é? A sessão de perguntas e respostas pode ser organizada?
- Definir uma ferramenta de mensagens instantâneas para se comunicar com os participantes que têm problemas técnicos durante o Webinar, sem interromper o conferencista.
Algumas ferramentas fornecem uma gravação e uma possível distribuição internet. Esta pode ser uma alternativa interessante, na ausência de algumas pessoas, ou se o Webinar pode ser usado como parte de formação da empresa.
Algumas ferramentas para organizar um Webinar
Google Hangout
Google Hangout é usado tanto como um meio de conferência on-line por parte das empresas, como uma ferramenta para transmissão de vídeo ao vivo. É integrado com a rede social Google + e também acessível via Gmail e aplicações móveis dedicadas.
As reuniões virtuais podem acomodar dez participantes conectados através de uma conta do Google.
A ferramenta, gratuita, também permite o uso de outras aplicações, por exemplo, para partilhar a leitura de documentos (SlideShare, Google Drive ...). O trabalho colaborativo também é possível sobre os resultados do Google Drive.
Leia mais sobre Usar o Google Hangouts.
GoToMeeting e GoToWebinar
GoToMeeting é um serviço de conferência online. Tela, som e vídeo podem ser compartilhados pela organização com os participantes.
Aplicações IOS e Android estão disponíveis.
Além disso, o aplicativo web GoTo Webinar permite organizar Webinars até mil participantes.
Join.me
Join.me é baseado principalmente em tela dividida. É acessível sem registro, e os participantes podem participar do wWbinar através de um URL.
O envio de arquivos é possível online, e o módulo de chamada (VoIP) está acessível.
Aplicações IOS e Android disponíveis.
Para ir mais longe: Serviços de videoconferências e de compartilhamento de tela.
Artigo original publicado por CCM
Tradução feita por Ana Spadari
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