Regras de bom uso do serviço de mensagens
A netiqueta
A netiqueta (contracção das palavras “Net” e “ética”) representa o conjunto das regras de bom uso na Internet, para respeitar os outros e ser respeitado.
Trata-se, por conseguinte, unicamente de regras de civismo e de boa conduta que permitem ao conjunto dos usuários da internet partilhar um comportamento respeitoso.
Redacção e a transmissão de uma mensagem
Indicar claramente o assunto da mensagem na zona “Assunto”. Isto é particularmente importante para o destinatário. Será mais fácil para o destinatário distinguir, no conjunto de mensagens que recebe, as que são prioritárias das que o são menos, se o assunto da mensagem for explícito. Isto permitir-lhe-á também classificar mais facilmente as mensagens recebidas. É possível fazer uma distinção entre um assunto geral, por convenção postos entre parênteses rectos (o nome de um projecto, por exemplo) e o enunciado breve do assunto; Por exemplo:
-
[Projecto X] reunião de 13 de Dezembro de 2005
- Enviar o correio electrónico unicamente às pessoas interessadas - é despropositado, e desagradável para os destinatários, transmitir correio electrónico a qualquer pessoa. Os destinatários perdem um tempo precioso a escolher quais as mensagens que lhes dizem realmente realmente respeito e as que têm pouco ou nenhum interesse para eles. Além disso, esta prática monopoliza inutilmente recursos da rede. <blockquote>
o O campo “To: ” (ou em português “Para”) designa o destinatário principal. É a ele que se dirige o correio electrónico.
o O campo “Cc: ” (ou em português “Com Cópia para: ”) designa as pessoas que são informadas da comunicação por e-mail.
o O campo “Bcc: ” (ou em português “Cópia escondida”) designa destinatários invisíveis no conjunto dos outro destinatários. A utilização desta funcionalidade é desaconselhada. Será preferível o encaminhamento para informação, separadamente, da cópia do envio precedente.
</blockquote>
- Ser breve e situar bem o contexto da mensagem. Para ser lido e bem compreendido, é preferível utilizar frases curtas e precisas. Se a mensagem for longa, dividi-la em vários parágrafos facilita a leitura. Um texto preciso e bem estruturado permite evitar equívocos ou uma má interpretação. Uma mensagem pode rápida e facilmente ser retransmitida a outras pessoas. Utilize uma linguagem conveniente e evite humor despropositado, sarcasmos e ofensas. No âmbito do uso profissional, é apreciável para os destinatários começar a mensagem com uma das menções seguintes:
- Para informação
- Para parecer
- Para atribuição e sequência a dar
- Se for necessário ujuntar documentos à mensagem, pense nos destinatários. O destinatário de um anexo não possui necessariamente os softwares que o permitem ler. Assegure-se de que o ficheiro é registado num formato que pode ser aberto pela maior parte dos softwares correntes. (exemplo .rtf em vez de .doc). Além disso, tenha cuidado com a dimensão dos anexosos. Quanto maior for a dimensão, mais o tempo de transmissão e de recepção será longo. Além disso, um anexo volumoso corre o risco de ser recusado pelo servidor de serviço de mensagens distante ou de saturar a caixa do destinatário e assim impedir a recepção de outras mensagens. Utilize os utilitários de compressão/descompressão para reduzir a dimensão destes ficheiros (.zip). Antes do envio de uma mensagem com anexo, verifique se o documento está realmente em anexo!
- Restringir a utilização de caracteres maiúsculos. Um texto redigido em maiúsculas é um difícil de ler. Além disso, o emprego de palavras em maiúsculas indica, nas práticas da net, que quer exprimir grandes emoções (alegria, cólera), o que nem sempre é bem interpretado pelo seu correspondente. Para destacar um termo, é preferível colocá-lo entre aspas.
- Antes de transmitir uma mensagem, tenha o cuidado de a reler. Lembre-se de corrigir as gralhas e os erros de português. O estilo das mensagens reflecte a imagem do remetente.
- Tenha o cuidado de se identificar e de deixar os seus contactos no fim da mensagem. Lembre-se de deixar a sua assinatura na parte inferior das mensagens, mas sem ocupar demasiado espaço (4 ou 5 linhas no máximo) precisando, por exemplo, a sua função, a entidade a que pertence. Os contactos telefónicos podem ser úteis se um dos seus destinatários procurar contactá-lo rapidamente. Habitualmente, a assinatura é precedida de uma linha que contem simplesmente dois travessões (“ -- ”).
Recepção de uma mensagem
- Quando uma mensagem tiver sido lida, classifique-a imediatamente. O correio electrónico gere-se como o correio clássico. Para reencontrar facilmente uma mensagem, ganhe o hábito de classificar as mensagens recebidas em diversos processos temáticos. Será assim mais fácil reencontrar uma mensagem ou um fio de discussão. Certos serviços de mensagens permitem atribuir uma cor a uma mensagem. Pode ser útil definir um código de cores para permitir identificar certas categorias de mensagens.
- A menos que seja essencial, ganhe o hábito de não imprimir o correio electrónico. Quando o correio está classificado, pode ser reencontrado rapidamente se necessário. É por conseguinte inútil imprimir sistematicamente o seu correio. Isto evita desperdiçar papel inutilmente e, por conseguinte, contribui para preservar o ambiente.
- Respeitar a confidencialidade das mensagens recebidas. Nunca reencaminhar ou retransmitir a outras pessoas um correio electrónico pessoalmente dirigido sem a autorização do remetente.
Do uso dos emoticones (smileys)
Os emoticones (ou smileys ) são sinais para incluir nas mensagens com o objectivo de indicar o estado de espírito da pessoa que redige a mensagem (humor, sarcástico, irónico, etc.). O seu uso é reservado geralmente a mensagens não profissionais.
Para criar um emoticone, basta utilizar os sinais de pontuação. Para os reconhecer melhor incline a sua cabeça 90 graus para a esquerda.
Assine nossa newsletter!
