Ao longo dos anos, uma empresa acumula milhares de documentos em bancos de dados dispersos, às vezes, com uma certa redundância. Mais globalmente, geralmente existem dados estratégicos dispersados no sistema de informação da empresa cuja existência é ignorada pelo conjunto do pessoal ou da equipe dirigente.
A abordagem da urbanização do SI (Sistema de Informação) consiste, inicialmente, em estudar os diferentes setores funcionais de uma empresa (produção, administração, vendas, etc), para poderem realizar uma cartografia e, em seguida, estudar da mesma maneira o seu sistema de informação.
O termo "urbanização" é utilizado, por analogia, com as obras de arquitetura e de urbanismo em uma cidade, comparando uma empresa com uma cidade e seus diversos bairros, zonas e blocos.
Tal abordagem começa pelo recenseamento e pela capitalização do conjunto das informações sobre o sistema de informação da empresa (bancos de dados, aplicativos, serviços, etc), em relação à sua função, para racionalizar e valorizar o capital informativo da empresa.
Por conseguinte, o objetivo de uma abordagem de urbanização é conseguir uma estruturação do sistema de informação, que permite melhorar os seus desempenhos e a sua evolutividade. Assim, ela dá meios à empresa de promover a evolução do seu sistema de informação com conhecimento de causa.