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Como usar a formatação condicional no Excel

A formatação condicional é um recurso poderoso oferecido pelo Excel. Como o seu próprio nome indica, ela consiste em aplicar uma formatação especial para uma seleção, de acordo com uma ou mais condições.




A cada nova versão do Excel, a formatação condicional é uma das que mais recebe recursos novos, aumentando as possibilidades de ajuste criado pelo usuário e também facilitando o uso da ferramenta. Por ser cada vez mais amplo, é impossível abordar tudo que a formatação condicional em apenas um artigo. Aqui, veremos um exemplo prático da aplicação de algumas das funções do recurso.

Exemplo de uso da formatação condicional

Para o nosso exemplo, vamos imaginar uma empresa que possui representantes comerciais em diferentes cidades do país. Na planilha, além dos nomes e cidades de cada vendedor, listamos a quantidade de produtos vendidos e o valor total negociado em um dado período. Inicialmente, nossa tabela é a seguinte:



Agora vamos aprender algumas das funções da formatação condicional e ver como aplicá-la no exemplo acima.

Recurso Texto que Contém

Primeiro, vamos definir uma formatação especial para cada uma das cidades da lista. Para isso, comece selecionando a coluna Cidade. Depois, clique em Formatação Condicional > Regras de Realce das Células > Texto que Contém:



Agora, na janela que aparece, clique sobre, por exemplo, a primeira entrada São Paulo e defina que tipo de formatação será aplicada:



Você deve repetir a operação para cada uma das cidades. Lembre-se de escolher regras de formatação diferentes para que fique fácil diferenciar as cidades. Além das opções padrão listadas no menu deslizante, clique em Formato Personalizado para fazer a formatação que quiser:


Recurso Barra de Dados

Quando você pretende visualizar com facilidade diferenças de progresso, o uso da barra de dados pode ser bastante útil. Além disso, ela é muito simples. Basta novamente selecionar os dados que receberam a configuração e clicar em Formatação Condicional > Barra de Dados. Agora, escolha a cor e estilo da barra:



No nosso exemplo, adicionamos esse recurso na coluna Quantidade para conseguer ver rapidamente quais foram os funcionários que mais venderam produtos durante o período monitorado na planilha.

Recurso Maior e Menor que

Essa dupla de recursos pode ser utilizada em conjunto ou separada. No exemplo criado para esse artigo, os funcionários têm uma meta de R$ 1.200 em vendas durante o período. Assim, vamos lançar mão desses recursos para indicar grifamente quem bateu a meta e quem não conseguiu cumprir o objetivo.

Assim, selecione com o cursor as células da coluna Valor e vá em Formatação Condicional > Regras de Realce das Células > É Menor do que:



Na nova janela, digite o valor da meta (R$ 1.200) e defina a formatação. No nosso caso, escolhemos fonte em negrito e preenchimento da célula em vermelho. Depois de aplicar essa regra, você pode, se quiser, refazer o caminho acima, selecionar É Maior do que e definir uma formatação para os valores que superaram a meta. Escolhemos para o exemplo do artigo, texto em negrito e preenchimento verde.

Aplicadas essas medidas acima, nossa planilha agora ficará como na imagem abaixo, mais colorida e com as informações melhor apresentadas, sendo possível retirar dados da planilha de forma mais rápida:



Foto: © Sasirin Pamai - 123RF.com

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