Digital Workplace: onde o trabalho independe do local físico
Ter um ambiente de trabalho digital faz parte das alavancas da transformação digital. A plataforma é acessível tanto para os funcionários quanto para os clientes, ganhando em eficácia e adaptação às novas formas de trabalho. Quais são as vantagens do Digital Workplace (Local de Trabalho Digital, na tradução do inglês) e quais são as práticas a serem respeitadas para uma melhor utilização na empresa?
O que é o Digital Workplace
O termo Digital Workplace designa um conceito de Espaço de trabalho Digital em estreita conexão com o desenvolvimento das novas tecnologias no local de trabalho, mudanças nos padrões de trabalho e transformação digital.
O Local de Trabalho Digital é uma evolução da ferramenta Intranet, colocando o usuário (funcionário ou colega de trabalho) no meio das funcionalidades. São soluções transversais, onde a direção não é único ‘mestre a bordo’. Devido à grande flexibilidade da ferramenta, ela pode ser usada nos diferentes departamentos da empresa.
Por que implantar o Digital Worlplace
As razões para a implantação desta ferramenta são muitas, vejamos algumas delas.
Como desenvolver a marca da empresa
Usar ferramentas de trabalho digital pode tornar-se um argumento importante na cultura de uma empresa/marca. Elas permitem revelar uma verdadeira dinâmica interna e externa, adicionada à vontade de mudar e de se adaptar, de incentivar os talentos já integrados à equipe e, é claro, atrair novos. Na verdade, o bem-estar no trabalho é uma das prioridades para os funcionários, e o uso de ferramentas digitais contribui muito para que haja um ambiente favorável à produtividade
Como capacitar os funcionários e responsabilizá-los
Os funcionários estão optando cada vez mais pelo ‘trabalho em casa’, por razões pessoais ou profissionais, permanente ou ocasionalmente. Sem falar dos funcionários que viajam regularmente, os que não têm necessariamente um escritório fixo, ou ainda, aqueles que trabalham quase sempre em equipe. Hoje em dia, os ambientes de trabalho digital fazem parte dos novos modos de organização e/ou colaboração. Esta ferramenta favorece o envolvimento dos funcionários que, consequentemente, encontram mais facilmente soluções para a empresa, com base em sua experiência de usuário.
Como favorecer a comunicação entre os funcionários de uma empresa
Otimizar a comunicação interna entre os diferentes serviços e funcionários da empresa é uma das funções da solução Digital Workplace, lembrando que ela também é extremamente importante para a comunicação externa com os clientes e/ou fornecedores.
Um ambiente de trabalho digital contribui para o compartilhamento das habilidades, informações e para manter um contato estreito com os clientes. Melhor ainda, nele, eles podem trabalhar em conjunto no mesmo documento ou software, limitando a troca de e-mails ou longas reuniões.
Como implementar a ferramenta Digital Workplace
Como avaliar as necessidades da empresa
Para ser eficaz, a implementação de ferramentas de trabalho digital deve atender as necessidades da empresa e dos funcionários. Antes de escolher uma plataforma e definir o conjunto de recursos, várias perguntas devem ser respondidas:
Quais são os objetivos do Digital Workplace?
Seu uso será diferente dependendo do serviço?
Qual é o papel dos dispositivos móveis no dia a dia do funcionário?
Qual é o orçamento para implantar tal serviço na empresa?
A plataforma deve ser implantada internamente apenas, ou deve também ser uma solução externa?
Como garantir a segurança ao usar esta ferramenta
Antes de escolher uma ou mais soluções para o Espaço de Trabalho Digital, a proteção dos dados pessoais e profissionais deve ser cuidadosamente considerada. Felizmente, a grande maioria das ferramentas disponíveis demonstram uma elevada fiabilidade. A segurança deve ser sensivelmente maior quando as ferramentas são compartilhadas com os clientes. Neste caso, é melhor definir funções específicas e permissões de acesso para informações relevantes.
Como formar os funcionários
Para familiarizar seus funcionários com as novas ferramentas, nada como um treinamento. Nas pequenas estruturas, ele pode ser organizado com todos os colaboradores utilizando a videoconferência com o editor, por exemplo. Também é útil organizar reuniões frequentes para coletar dados importantes com vistas de melhoria e, eventualmente, reavaliar as necessidades. A ideia, como sempre, é a de envolver os funcionários ao máximo.
Como utilizar os recursos da plataforma Digital Workplace
As soluções para o Espaço de Trabalho Digital podem ser dedicadas à uma determinada habilidade ou serviço, se aplicar à globalidade da empresa ou aos dois. As ferramentas do Google e os aplicativos da nuvem fazem parte delas, assim como as soluções mais específicas, como os recursos humanos, a gerência de tarefas, o compartilhamento de documentos, a relação com a clientela, a transferência de dados, etc.
Saiba mais
Como transformar a sua empresa digitalmente
Foto: © Pixabay.
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