Como usar o Trello para organizar suas tarefas
O Trello é uma ferramenta bastante útil para organizar tarefas pessoais e profissionais, permitindo que várias pessoas enxerguem o fluxo de trabalho e separem as atividades em produção das que já foram realizadas. Veja como utilizá-lo para organizar seu dia a dia a seguir.
Utilizar o Trello é bastante fácil. A plataforma, que possui aplicativo para Android e iOS, além da versão Desktop, é muito útil para fins profissionais, pessoais, criativos ou para projetos específicos, como organizar uma festa surpresa em grupo, planejar uma viagem ou mudança, por exemplo.
Como instalar o Trello
O Trello é um serviço gratuito e disponível em vários idiomas, incluindo o português. Ele pode ser utilizado na versão Desktop neste link ou baixado para smartphones Android ou IOS.
Criando seu projeto
O Trello é muito fácil de utilizar. A estrutura principal dessa ferramenta são os quadros, compostos pelas listas. Para começar, o primeiro passo é criar um quadro inicial, que compreenderá todo o projeto e suas tarefas. Criado o quadro, é hora de fazer as listas, que podem receber detalhamentos como membros, data de entrega, checklist, etc.
Projetos mais complexos podem receber várias listas para cada uma das fases previstas. Desta forma, você pode ver, de uma vez só, todas as fases do projeto, divididas em vários níveis, que podem ser eliminados tão logo sejam feitas as atividades.
Inserir listas e marcações ao projeto Trello
O Trello é bastante intuitivo. Por isso, assim que entrar na página inicial, mostrada acima, verá a opção Lista de tarefas e poderá inserir um título em cada uma das suas listas.
Do lado direito da tela, surgirá um menu para personalizar a interface da lista de tarefas. Você pode recolhê-lo ou abri-lo clicando em Mostrar menu.
Excluir uma lista
Se você precisar eliminar alguma lista das suas tarefas, basta apenas clicar nos três pontinhos que aparecem ao lado do nome da lista e, depois, em Arquivar esta lista.
Dica 1 - Simplicidade
É recomendável que você comece a usar o Trello com um só quadro para todo o projeto e organize as fases do trabalho dentro das listas, que podem contar com diversos tarefas, chamadas de cartões. Assim, você consegue enxergar todos os níveis de trabalho dentro de uma só tela.
Para que a situação e a evolução do trabalho possam ser verificadas rapidamente, sugerimos que coloque em cada cartão informações imprescindíveis e, de preferência, um título claro em cada um também.
Compartilhar um projeto no Trello
O Trello ganhou bastante visibilidade graças à sua eficácia para organizar tarefas em grupo. Compartilhar algo com os amigos, família ou equipe de trabalho é muito fácil. À direita do nome de seu quadro, há opções para configurar o compartilhamento:
- Particular: quando somente membros do grupo podem visualizar e editar o quadro;
- Time: quando a equipe pode acessar e alterar os conteúdos do quadro. Neste caso, caso o quadro precisa ser adicionado a um time;
- Público: qualquer pessoa com o link pode acessar o quadro, porém somente membros podem editá-lo.
Criar time
Existem várias opções para acessar a função Criar time. A primeira é clicando sobre o botão Pessoal, que aparece à direita do nome do projeto. Ao fazer isso, surgirá uma janela com a opção de time.
Outra forma de fazer isso é no símbolo +, existente no canto superior direito da tela.
Designar uma tarefa
Quando você trabalha coletivamente, o Trello permite que designe tarefas a determinados membros. Para fazer isso, basta escrever @ e o nome da pessoa dentro da menção da tarefa em uma lista.
Tarefas com data
É possível inserir uma data para cada tarefa. Para fazer isso, basta passar o mouse em cima do cartão e clicar no lápis que surge do lado direito. Clique nesse botão e veja o menu para editar a lista, selecionando Alterar data de entrega e clicando no calendário, onde pode ser escolhida a data que desejar.
Dica 2 - Envelhecimento de cartões
Com o passar do tempo, a cor dos cartões fica cada vez mais opaca e isso é um sinal de abandono da tarefa. Essa função é muito útil para se lembrar de pautas esquecidas ou ver rapidamente as atividades que exigem mais tempo (cartões com cores mais vivas).
Uma dica é não deixar que as tarefas fiquem perdidas e, por isso, é fundamental resolvê-las o quanto antes, evitando o acúmulo de coisas sem sentido. Se a tarefa não for importante, basta arquivá-la ou mesclá-la com outra para facilitar a visão.
Checklist
É possível criar uma lista dentro de cada tarefa (cartão). Muito útil quando um dos itens da lista é fazer comprar, por exemplo, assim é possível inserir uma checklist com os produtos a serem comprados. Essa opção surge ao clicar duas vezes com o mouse sobre o cartão.
Dica 3 - Lista de tarefas realizadas
É bastante importante categorizar uma tarefa como cumprida ou pendente. Por isso, é recomendável que seja incluído em cada projeto uma seção de tarefas concluídas. Assim, é possível ver a evolução do trabalho - algo que dá mais motivação e pode ter um controle melhor de quem executa cada trabalho no caso de um projeto em equipe. Para mover o cartão de uma lista para outra basta clicar sobre ele e arrastá-lo.
Anexar arquivo ou link
Quem deseja adicionar um link ou anexo à uma tarefa precisa apenas clicar sobre ela. No menu à direita selecione Anexo, onde é possível incluir link ou um arquivo do computador ou da nuvem.
Apps integrados
O Trello permite sincronizar seu projeto de trabalho a outras plataformas como o Google Drive, DropBox, Slack, Google Maps, programas de e-mail como Gmail ou editores de texto. Para fazer isso, é preciso configurar os Power-Ups em sua conta. Veja os que estão disponíveis aqui.
Dica 4 - Cartões
Como já dito, é possível configurar cada cartão passando o mouse por cima dele e clicando no ícone do lápis. Para evitar fazer as mesmas configurações repetidamente, você pode criar um modelo de cartão.
No canto inferior à direita de cada lista aparece o ícone para Criar modelo. A partir daí, surgirão listas de telas já feitas e, se não houver nenhuma ainda, é possível criar a primeira. Com isso, é possível deixar anexos, etiquetas, descrição, checklist, membros, etc já pré determinados. Vale lembrar que você pode transformar uma cartão já existente em um modelo.
Chat
O Trello oferece várias salas de chat para conversar com os demais usuários sobre um projeto. Dentro de cada lista, há um espaço para conversar que se abre após clicar sobre a tarefa em questão. Além disso, no canto superior da tela, há um botão com uma campainha, que mostra as notificações que você recebeu: menções de tarefas, comentários no chat ou conclusão de tarefas.
Dica 5 - Peça ajuda ao Butler
Butler é o robô que o Trello oferece para auxiliar nas tarefas automatizadas, aviso de vencimento ou criação automática de tarefas, por exemplo. A recomendação é utilizar esse assistente para ver como o Butler pode ajudar a tornar seu trabalho mais eficiente.
Foto: © wocintechchat.com - Unsplash.
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