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Como formatar uma planilha Excel 2010

Última modificação: por Ana Spadari .
Na maioria dos casos, as planilhas dos usuários são apresentadas sem qualquer formatação especial: as opções de formatação padrão são relevantes o suficiente para que eles se preocupem com isso. Porém, o uso das muitas opções oferecidas pelas planilhas (fontes, cores, alinhamentos, apresentação de títulos) permite o aumento do interesse e da legibilidade dos dados. Como já foi observado, é importante distinguir a formatação das células (escolha das fontes, cores, bordas, alinhamento, etc) da formatação dos dados, que define como os números e as datas da planilha serão exibidos.

Como formatar rapdamente

A maioria das alterações de formatação são realizadas utilizando a barra de ferramentas de Layout de página. Sua aparência pode variar conforme as planilhas. Aqui, apresentaremos a do Calc:


Em geral, ela propõe botões para lidar com os seguintes elementos:
Fonte: seleção da fonte a ser aplicada no grupo de células selecionado.
Tamanho da fonte: tamanho para as células selecionadas.
Negrito: o botão aplica ou remove o negrito do grupo selecionado.
Itálico: o botão aplica ou remove o itálico do grupo selecionado.
Sublinhado: o botão aplica ou remove o estilo sublinhado do grupo selecionado.
Alinhar à esquerda: alinha o conteúdo das células selecionadas à esquerda (valor padrão para o texto).
Centrar: centraliza o conteúdo das células selecionadas. Usado principalmente para títulos e etiquetas de coluna.
Alinhar à direita: alinha o conteúdo das células selecionadas à direita (valor padrão para os números).
Mesclar e centrar: centraliza os dados em uma única célula estendendo-se por diversas colunas. Usado principalmente para a apresentação de títulos.
Bordas: coloca uma borda em volta da seleção.
Cor do plano de fundo: define a cor do plano de fundo da seleção.
Cor dos caracteres: define a cor do conteúdo da seleção.

Os outros botões da barra de ferramentas de Layout de Página dizem respeito aos números. Seu efeito vai além de uma simples mudança na aparência do conteúdo selecionado.

Como formatar com complexidade

Você pode dispor de muito mais opções ao selecionar um trecho e clicar em Formatar > Células ou clicar direito do mouse no menu Formatar > Células (Excel) ou Formatar células (Calc):



A caixa de diálogo Formatação de Células, que aparece, ajuda a definir tanto o formato dos dados (como vimos anteriormente) quanto o das células, graças às diferentes guias (dependendo do produto). Algumas delas são particularmente interessantes:
Alinhamento: além do alinhamento horizontal (Esquerda, Direita, Centro), que aliás pode ser ajustado diretamente na barra de ferramentas, esta guia ajusta o alinhamento vertical (Superior, Centro, Inferior, Justificado) e a orientação do texto. A opção de Quebra de linha automática leva a um ajuste automático do texto e do tamanho das células selecionadas: o texto fica totalmente visível e ocupa todo o volume da célula:


Efeitos de fontes: ajuda (entre outras) a adicionar um efeito de relevo, um contorno e/ou um sombreamento dos caracteres do conteúdo da célula:


Bordas: define o tipo e a cor das bordas a serem aplicadas à seleção. As bordas chamam a atenção para certos números, ou separam bem as diferentes seções de uma mesma planilha:


Você pode facilmente remover uma borda, selecionando o trecho em questão, rolando a lista do botão Borda (Fronteira) e clicando em Nenhuma borda na paleta exibida.
Plano de fundo (Calc)/Preenchimento (Excel): define a cor de fundo da seleção. O Excel também permite que você selecione um padrão de preenchimento. Para excluir, ao mesmo tempo, a cor de um preenchimento e um padrão, selecione as células em questão, clique na caixa de lista Cor de preenchimento e escolha Sem preenchimento. Para excluir um ou outro apenas (Excel apenas), abra a caixa de diálogo Formatar células, ative a guia Padrões e clique em Sem cor no campo Cor ou em Sólido na lista Padrão:


Escolha com cuidado a sua cor ou o seu padrão de preenchimento, pois isso pode penalizar a legibilidade do conteúdo das células. Se você alterar a cor do texto para claro, ele poderá se tornar ilegível após uma impressão em preto e branco, que torna as cores acinzentadas.

As cores de fundo e padrões podem ser valiosos para criar planilhas que precisam ser preenchidas pelo usuário. Eles podem indicar as caixas que não deverão ser preenchidas.

Como formatas fontes individuais

Geralmente, uma formatação abrange células inteiras, embora seja possível formatar separadamente caracteres, palavras, números, frases, etc, dentro de uma célula. Para isso, basta selecionar caracteres e aplicar o formato desejado.

Se você aumentar o tamanho dos caracteres individuais, a planilha ajusta automaticamente a altura da linha de acordo, como se você tivesse aplicado essa alteração à célula inteira:


Estilos

Os estilos são conjuntos de formatos concebidos especialmente para aplicar, simultaneamente, a formatação predefinida em uma célula, ou grupo de células. O estilo Normal (o aplicado por padrão em qualquer novo conteúdo) consiste em ajustes de fontes, alinhamentos, em bordas, motivos, etc. Para usar os estilos, clique em Formatar > Estilo (Excel) ou Formatar > Estilos e Formatação (Calc) para exibir na tela a caixa de diálogo do mesmo nome. O resto difere, conforme o produto utilizado.

No Excel



Normal é o estilo padrão a ser aplicado em todos os elementos de formatação. Os outros estilos padrão só especificam o formato dos números, assim como o alinhamento e a colocação dos caracteres adicionais, tais como os sinais de dólar, vírgulas decimais e vírgulas, como mostrado na lista a seguir:
Milhares e milhares [0]: esses dois estilos introduzem espaços nos números superiores a 999,99, para marcar os milhares. O estilo Milhares exibe duas casas decimais, o estil Milhares [0] não exibe nenhum.
Monetário e Monetário [0]: estes dois estilos introduzem o separador decimal e o símbolo monetário que corresponde aos parâmetros regionais definidos para o seu computador. Para os usuários do português (europeu) padrão, o estilo Monetário exibe números com duas casas decimais, espaços entre os milhares, e é seguido pelo símbolo €. O estilo Monetário [0] não exibe nenhum decimal.
Porcentagem [%]:este estilo exibe os números seguidos de um sinal de porcentagem [%]. Os valores percentuais devem ser introduzidos na forma decimal. Por exemplo, a entrada do número 0,15 é exibida assim: 15%.

Para aplicar rapidamente os estilos Milhares, Monetária e Porcentagem nas células, utilize os botões correspondentes na barra de ferramentas de Layout de página

No Calc



O Estilo Padrão corresponde ao estilo Normal do Excel. Os outros estilos disponíveis (Título, Título1, Resultado e Resultado2) lidam com diferentes parâmetros (negrito, tamanho, etc). Os estilos Monetário e Porcentagem também existem, mas não são acessíveis a partir desta caixa de diálogo: use os botões correspondentes na barra de ferramentas de Layout de página.

Com ambos os produtos, a barra de ferramentas fornece botões para alterar o número de casas decimais exibidas.

Para alterar o número de casas decimais para as células formatadas com estilos Milhares ou Monetário não envolve a aplicação dos estilos Milhares [0] e Monetário [0]. E, para aplicar nas células selecionadas, você deverá passar pela caixa de diálogo Estilo.

Estilo personalizado

Exatamente como para os estilos de processamento de texto que você já sabe, as planilhas também podem definir estilos personalizados que podem conferir uma certa homogeneidade às tabelas criadas por uma pessoa ou uma empresa. Você pode criar um estilo personalizado de duas maneiras:

Definir totalmente um novo estilo através das caixas de diálogo Estilo e formatação de células.
Começar por uma célula já formatada, que vai servir de modelo para o desenvolvimento do novo estilo.

Veja como proceder:

Selecione uma célula onde você quer usar a formatação para desenvolver o seu estilo. Se este não for o caso, pule essa etapa, ou selecione as células que você quer aplicar o novo estilo criado. A sequência das operações depende um pouco da planilha em questão.

No Excel

Escolha Formatar > Estilo para abrir a caixa de diálogo Estilo. Depois, digite o nome do seu novo estilo na caixa Nome do estilo e selecione, como lhe convier, as opções da seção de Estilo inclusas na caixa de diálogo. Em seguida, clique no botão Configurar para exibir, na tela, a caixa de diálogo Formatar células. Efetue as alterações desejadas. Faça um clique em OK para retornar à caixa de diálogo Estilo.

Para aplicar imediatamente este novo estilo às células selecionadas, dê clique em OK. Para adicionar este estilo à lista de estilos sem aplicá-lo à pasta de trabalho em curso, clique em Adicionar. Depois, você poderá fechar a caixa de diálogo clicando em Fechar ou, continuar a desenvolver novos estilos, antes de clicar em Fechar.

No Calc

Clique em Formatar > Estilos e Formatação, para abrir a caixa de diálogo Estilos e Formatação. Clique, então, no botão Novo Estilo a partir da seleção. Se você criar um estilo sem efetuar uma seleção, clique direito em um dos estilos existentes e em Novo. Agora, digite o nome do seu novo estilo na caixa Nome do estilo e clique no botão OK. Clique direito no novo estilo e clique em Alterar. Isso fará aparecer a caixa de diálogo Estilo de célula. Faça as mudanças desejadas nesta caixa de diálogo. Aplique um clique em OK para retornar à caixa de diálogo Estilos e Formatação.
  • Para aplicar imediatamente este novo estilo para às células selecionadas, clique em OK. Para aplicar um estilo, selecione as células em questão, escolha Formatar > Estilo (ou Formatar > Estilos e formatação), selecione um estilo da lista e clique em OK.

Como alterar um estilo existente

Você pode alterar qualquer estilo existente, seja um estilo predefinido seja um estilo personalizado.

No Excel

Vá em Formatar > Estilo para acessar a opção Estilo. Selecione o nome do estilo em questão no campo Nome de estilo e selecione as opções adequadas da seção Estilo incluidas na caixa de diálogo. Finalmente, clique no botão Editar para exibir na tela a caixa de diálogo Formatação de Célula. Faça as modificações desejadas e clique em OK para retornar à caixa de diálogo Estilo.

No Calc

Formatar > Estilos e Formatação para abrir a caixa de diálogo Estilos e Formatação. Depois, clique direito no estilo em questão > Editar. Isso faz aparecer a caixa de diálogo Estilo de célula. Efetue, nesta caixa de diálogo, as mudanças desejadas. Agora, clique em OK para retornar à caixa de diálogo Estilos e Formatação.

Como formatar no modo Condicional

A formatação condicional é um poderoso recurso oferecido agora por vários programas de planilha, incluindo o Excel e o Calc. Como seu próprio nome indica, ele consiste na aplicação de uma formatação especial em uma seleção, com base em uma ou mais condições. Se o Calc requer selecionar um estilo predefinido (integrado ou personalizado), com o Excel você deverá definir toda a formatação: ambos os métodos têm vantagens e desvantagens. Em ambos os casos, selecione o intervalo em questão e clique em Formatar e, logo depois, Formatação Condicional:


Defina a ou as condições, escolha o estilo a ser aplicado (Calc) ou defina uma formatação (Excel) e clique em OK. As formatações condicionais podem ser usadas em muitas circunstâncias. Vejam aqui alguns exemplos.

Como evitar duplicatas

Com as formatações condicionais é possível identificar duplicatas, durante a digitação em uma coluna: aplique a formatação condicional na primeira célula sob os títulos (por exemplo, A2). Digite, como condição, a seguinte fórmula (vamos examinar com mais detalhes as fórmulas na próxima dica): 
=NB.SI($A$2:$A$21;A2)>1
e escolha a cor do fundo desejado em caso de duplicata e, em seguida, clique em OK. Copie este formato usando a ferramenta Reproduzir o layout (pequeno pincel) nas linhas seguintes. Qualquer duplicata será localizada rapidamente pelo formato definido (aqui, um texto em negrito vermelho):


Como formatar automaticamente

As planilhas também oferecem um comando para acessar uma série de efeitos predefinidos, que podem ser aplicadas a qualquer grupo de células de uma planilha. Este comando do menu Formatar é chamado de Formatação automática no Excel e AutoFormatação no Calc.

Ela funciona assim: selecione o intervalo em questão (ele deve conter, pelo menos, duas células e não pode comportar células adjacentes) e clique em Formatar > AutoFormatação (Excel) ou Formatar > AutoFormatação (Calc). depois escolha um dos layouts disponíveis na lista exibida na tela. A visualização aparecerá na área da direita:


Um clique no botão Opções exibe a lista de opções de formatação que correspondem ao layout selecionado. Você pode desmarcar esses formatos, como quiser, para que eles não sejam aplicados durante a formatação automática. Clique em OK.

O tamanho e o conteúdo do intervalo selecionado de células podem não ser perfeitamente adaptados à formatação automática selecionada. Em seguida, remova o efeito da formatação que causa problema ou execute o comando Cancelar, para remover a formatação automática. Você poderá, então, reaplicar a formatação automática, desativando o formato inconveniente.

Como copiar uma formatação

A ferramenta Reproduzir formatação (Excel) ou Aplicar formatação (Calc) da barra de ferramentas permite aplicar uma formatação já definida:


Formatação e legibilidade da planilha

Quaisquer que sejam os métodos utilizados para aplicar fontes, tamanhos e formatos, as mudanças feitas na formatação devem contribuir para melhorar o aspecto geral das planilhas. Tal melhoria exige maior legibilidade. Para isso, veja algumas recomendações:
Fontes: cuidado para não usar fontes exóticas, que não podem ser instaladas no computador de outro usuário. Uma planilha deve conter um máximo de quatro fontes diferentes, sabendo que as diferenças de tamanho são consideradas como novas fontes.
Fontes e seus tamanhos : se os caracteres muito pequenas atrapalham a leitura das planilhas, isso aumenta o volume de informações contidas em uma única planilha. Assim, é preciso encontrar o melhor compromisso possível. A experiência mostra que as melhores escolhas consistem em adotar tamanhos de 8 ou 10 pontos para os dados, que tem etiquetas de colunas e linhas de 12 ou 14 pontos. Para os títulos das planilhas, tanto faz.
Alinhamento e orientação: procure obter um alinhamento homogêneo entre os dados do mesmo tipo. Utilize, se necessário, o botão Centrar e Mesclar, para realçar um título ou uma etiqueta com várias colunas. Às vezes, a escolha de uma orientação vertical é interessante para etiquetas de coluna ou etiquetas com várias linhas (usando também Centrar e Mesclar).

Veja também

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