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Word - Regras de mala direta

A criação de mala direta no Word é um procedimento fácil, mas existe um 'modo avançado' do recurso que são as regras. Veja o que significa cada um desses recursos nesse artigo.


Regras de mala direta

Usuários do Word podem aproveitar o recurso de Mala Direta do software de maneira básica ou avançada. Facilmente, a ferramenta permite que pessoas com conhecimento simples em informática desenvolvam listas de destinatários e criem padrões de envelopes e etiquetas.

Porém, existe uma ferramenta que possibilita que o usuário vá um pouco mais além, acrescentando detalhes ainda mais refinados à mala direta que será enviada. São as regras, que podem ser acessadas na aba Correspondências > Regras. Conheça aqui o que cada uma delas faz.

Perguntar

Essa regra pede para você introduzir os seus dados toda vez que o Word mescla um novo documento (ou uma vez só, para todos os documentos) e associa um marcador à resposta. Você deverá colocar um campo de Referência em cada local onde a resposta deverá ser inserida. Use quando você quiser inserir a mesma resposta em vários locais.

Preencher

Similar à anterior, a regra solicita a inserção de texto sempre que o Word mesclar um novo documento (ou para todos os documentos mesclados). Este texto vai aparecer no lugar de cada campo do documento. A diferença para a regra Perguntar é que você insere um texto específico em um único local, e não em vários.

Se...Então...Senão...

A regra funciona como as funções condicionais do Excel, ou seja, executa uma ou outra ação determinada a depender da condição preenchida.

Mesclar registro n°

Insere o número do registro em cada documento obtido pela mesclagem/mala direta. Esse número corresponde à posição do destinatário na lista original e é alterada automaticamente caso você edite a lista de destinatários utilizada.

Mesclar sequência n°

Insere o número de documento mesclado. O número no último documento mesclado corresponderá, então, ao número de documentos gerados.

Próximo registro

Essa regra seleciona o próximo registro da lista, mantendo a mesclagem do documento e sendo muito importante para a criação de envelopes e etiquetas.

Próximo registro se

Nessa variação da regra anterior, a passagem para o próximo registro é definida com base em uma condição. Se a condição for verdadeira, a mesclagem continuará com o próximo registro, se for falsa, o documento será o último a ser mesclado.

Definir indicador

A regra define as informações representadas pelo nome do marcador especificado. Para imprimir os dados, você deverá inserir um campo de Referência no documento.

Ignorar Registro se

Essa regra define uma condição em que o registro é ignorado e a mesclagem pula diretamente para o seguinte.


Foto: © Liam Troung - Unsplash.

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