A criação de mala direta no Word é um procedimento fácil, mas existe um 'modo avançado' do recurso que são as regras. Veja o que significa cada um desses recursos nesse artigo.
Usuários do Word podem aproveitar o recurso de Mala Direta do software de maneira básica ou avançada. Facilmente, a ferramenta permite que pessoas com conhecimento simples em informática desenvolvam listas de destinatários e criem padrões de envelopes e etiquetas.
Porém, existe uma ferramenta que possibilita que o usuário vá um pouco mais além, acrescentando detalhes ainda mais refinados à mala direta que será enviada. São as regras, que podem ser acessadas na aba Correspondências > Regras. Conheça aqui o que cada uma delas faz.
Essa regra pede para você introduzir os seus dados toda vez que o Word mescla um novo documento (ou uma vez só, para todos os documentos) e associa um marcador à resposta. Você deverá colocar um campo de Referência em cada local onde a resposta deverá ser inserida. Use quando você quiser inserir a mesma resposta em vários locais.
Similar à anterior, a regra solicita a inserção de texto sempre que o Word mesclar um novo documento (ou para todos os documentos mesclados). Este texto vai aparecer no lugar de cada campo do documento. A diferença para a regra Perguntar é que você insere um texto específico em um único local, e não em vários.
A regra funciona como as funções condicionais do Excel, ou seja, executa uma ou outra ação determinada a depender da condição preenchida.
Insere o número do registro em cada documento obtido pela mesclagem/mala direta. Esse número corresponde à posição do destinatário na lista original e é alterada automaticamente caso você edite a lista de destinatários utilizada.
Insere o número de documento mesclado. O número no último documento mesclado corresponderá, então, ao número de documentos gerados.
Essa regra seleciona o próximo registro da lista, mantendo a mesclagem do documento e sendo muito importante para a criação de envelopes e etiquetas.
Nessa variação da regra anterior, a passagem para o próximo registro é definida com base em uma condição. Se a condição for verdadeira, a mesclagem continuará com o próximo registro, se for falsa, o documento será o último a ser mesclado.
A regra define as informações representadas pelo nome do marcador especificado. Para imprimir os dados, você deverá inserir um campo de Referência no documento.
Essa regra define uma condição em que o registro é ignorado e a mesclagem pula diretamente para o seguinte.
Foto: © Liam Troung - Unsplash.